Oletko koskaan miettinyt, kuinka paljon aikaa ja resursseja yrityksesi voisi säästää tehokkaalla työajanseurannalla? Työajanseuranta ei ole vain lakisääteinen velvoite, vaan se voi tuoda merkittäviä hyötyjä sekä työnantajalle että työntekijälle. Tässä artikkelissa käymme läpi, miksi työajanseuranta on tärkeää ja miten se kannattaa toteuttaa nykyaikaisesti.
Miksi työajanseurantaa tehdään?
Työajanseuranta on lakisääteinen velvoite Suomessa, ja se hyödyttää merkittävästi sekä työntekijöitä että yritystä. Työaikalain mukaan työnantajan tulee seurata työntekijöiden työaikoja varmistaakseen, että enimmäistyöajat ja lepoajat toteutuvat asianmukaisesti. Lakisääteisen velvoitteen lisäksi työajanseuranta parantaa työn tuottavuutta, kustannustehokkuutta, projektinhallintaa ja laskutuksen tarkkuutta – hyödyt, jotka korostuvat erityisesti kasvavissa yrityksissä.
- Luottamuksen rakentaminen: Työajanseuranta auttaa erottamaan työn ja vapaa-ajan, mikä lisää työntekijöiden luottamusta työnantajaan.
- Tehokkuuden lisääminen: Seuranta auttaa arvioimaan käytetyn ajan tuottavuutta ja parantaa yrityksen toimintaa.
- Epäselvyyksien ehkäisy: Luotettava työajanseuranta auttaa ratkaisemaan mahdolliset riitatilanteet työntekijän ja työnantajan välillä.
Miten työaikalaki velvoittaa työnantajaa seuraamaan työaikaa Suomessa?
Työaikalaki velvoittaa työnantajan seuraamaan tarkasti työntekijän työaikoja ja maksettujen palkkojen kirjanpitoa. Tuntikirjanpidosta eli työaikakirjanpidosta tulee käydä selkeästi ilmi säännölliset työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset, ylityöt, lisätyöt, hätätyöt ja sunnuntaityöt sekä kaikki näistä maksetut korvaukset. Mikäli yrityksessä on käytössä työaikapankkijärjestelmä, on pidettävä erillinen kirjanpito työaikapankkiin talletetuista tunneista, tuntien käytöstä vapaisiin sekä pankin saldosta. Nämä tiedot on säilytettävä vähintään kaksi vuotta, ja ne on esitettävä työsuojeluviranomaisille pyydettäessä.
”Työajanseuranta on eduksi sekä työnantajalle että työntekijälle. Se tuo turvaa ja rakentaa luottamusta molempien osapuolten välille.”
Miten työajanseuranta kannattaa toteuttaa?
Työaikalaissa ei määrätä, millä tavoin työaikaa pitäisi seurata. Tuntilaput ja Excel ovat sallittuja tapoja, mutta ne ovat aikaa vieviä ja virheille alttiita. Sähköinen työajanseuranta on ylivoimainen ratkaisu, joka tuo monia etuja:
- Aina ajan tasalla: Tiedot ovat reaaliaikaisesti saatavilla ja niitä voidaan hyödyntää päätöksenteossa heti.
- Reilu ja tasapuolinen: Sekä työntekijä että työnantaja voivat tarkistaa tunnit jälkikäteen.
- Käsityön ja virheiden vähentäminen: Manuaalinen tuntiseuranta kuormittaa erityisesti hallintoa.
- Datan hyödyntäminen: Kerättyjä työtietoja voidaan hyödyntää moneen tarkoitukseen, kuten analyyseihin, palkanmaksuun ja laskutukseen.
- Tietoturva ja oikeudet: Sähköisessä järjestelmässä tietoihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt, joilla on oikeudet nähdä niitä.
Paperille tai Exceliin tehtävän työajanseurannan heikkoudet ja riskit
Vaikka manuaalisesti paperille tai Exceliin tehtävä työajanseuranta mahdollistaa perustason tuntiraporttien laadinnan, sen tulokset ovat merkittävästi alttiita inhimillisille virheille. Merkinnät voivat olla epäselviä tai puutteellisia, kopioinnissa ja tietojen siirrossa voi tapahtua laskuvirheitä, tai lomakkeita voi kadota kokonaan. Lisäksi manuaalinen käsittely vie paljon työaikaa ja resursseja. Nämä ongelmat voivat johtaa siihen, että työaikalain säilytettäväksi vaatimia tietoja ei saada talteen asianmukaisesti, mikä altistaa yrityksen sanktioille työsuojelutarkastuksissa.
Työajanseurantajärjestelmän valinta
Työajanseurantajärjestelmän valinnassa helppokäyttöisyys on usein tärkein kriteeri, mutta millaisia muita vaatimuksia kannattaa asettaa parhaiden tulosten saavuttamiseksi? Tässä keskeisimmät valintakriteerit vuodelle 2025: integraatiomahdollisuudet olemassa oleviin järjestelmiin (palkanlaskenta, projektinhallinta, ERP), mobiilisovelluksen saatavuus kenttätyöhön, raportoinnin monipuolisuus ja räätälöitävyys, tietoturva ja GDPR-yhteensopivuus, skaalautuvuus yrityksen kasvun mukana, asiakastuen laatu ja saatavuus suomeksi sekä kustannustehokkuus suhteessa ominaisuuksiin.
- Tarpeet: Selvitä, mihin tietoja käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää esimerkiksi palkanmaksuun, laskutukseen ja analyysiin.
- Integraatiot: Tarkastele, miten järjestelmä yhdistyy nykyisiin prosesseihin ja järjestelmiin.
- Käyttäjäryhmät ja oikeudet: Määritä, mitä käyttäjäryhmiä järjestelmässä on ja mitä oikeuksia heille annetaan.
- Tietoturva: Varmista, että järjestelmä on tietoturvallinen ja GDPR-lakien mukainen.
Hyödynnä tehokkaasti työajanseurannan kautta kerättyjä tietoja ja dataa
Varmista, että yrityksen johto ja hallinto ymmärtävät konkreettisesti, mitä liiketoimintahyötyjä työajanseurantajärjestelmän hankinnasta on. Henkilöstö ottaa uuden järjestelmän huomattavasti paremmin vastaan ja käyttää sitä aktiivisemmin, kun he näkevät selkeästi, mihin sitä voidaan käyttää omassa työssä. Järjestä kattava koulutus kaikille työntekijöille työajanseurantapalvelun käytöstä ja kerro yksilöllisesti, miten juuri he hyötyvät uudesta järjestelmästä – esimerkiksi helpompi lomien suunnittelu, läpinäkyvämpi ylityöseuranta tai nopeampi tuntien hyväksyntä.
Miten eri käyttäjäryhmät hyötyvät sähköisestä työajanseurannasta yrityksessä?
Sen lisäksi, että tuntikirjauksiin käytettävä työaika vähenee merkittävästi, hyötyä saadaan myös työaikatietojen ja datan käytön tehostumisesta koko organisaatiossa. Mitä konkreettisia hyötyjä eri käyttäjäryhmät saavat päivittäisiin tehtäviinsä sähköisestä työajanseurannasta: työntekijät voivat seurata omia työtuntejaan reaaliajassa ja suunnitella lomia helpommin, esimiehet saavat välittömän näkyvyyden tiimin työmääriin ja resurssitarpeisiin, palkanlaskijat käsittelevät palkat nopeammin ja virheettömämmin automaattisen datan avulla, projektipäälliköt seuraavat projektikohtaisia työtunteja ja kustannuksia tarkasti, ja johto saa kattavat raportit henkilöstöresursseista strategista päätöksentekoa varten.
- Työntekijät: Mahdollisuus nähdä ja tarkistaa omat kirjaukset helposti, liukumasaldo, työmääräykset ja töiden lisätiedot.
- Palkanlaskenta: Automaattiset palkkatulkinnat eri työntekijäryhmille. Integraatiot palkanlaskentaohjelmistoihin.
- Työnjohto ja esimiehet: Reaaliaikainen töiden seuranta ja tuntien hyväksyminen sähköisesti.
- Laskutus: Työtuntien merkintä projektille/asiakkaalle, jolloin tunnit kohdistuvat oikein eikä mitään jää kohdistamatta.
- Tarjouslaskenta: Tarkat tiedot aiempiin töihin käytetyistä työtunneista.
- Johto: Kannattavuuslaskelma ja analyysit.
Integraatiot helpottavat työaikatietojen hyödyntämistä
Integraatioilla eli sähköisellä tiedonsiirrolla saat eniten hyötyä työajanseurannasta. Jos tietoja voidaan siirtää sähköisesti järjestelmien välillä, datan käyttö tehostuu ja vältät työajan tuhlaamisen manuaalisiin siirtoihin. Integraatioita voidaan toteuttaa mm. palkanlaskentaan, projektinhallintaan ja laskutukseen.
Käyttöönotto on tärkeää hoitaa hyvin
Käyttöönotto on erittäin tärkeä vaihe, koska huonosti toteutettuna koko projekti voi epäonnistua. Sitouta eri käyttäjäryhmät mukaan jo hankintavaiheessa, jotta heidän tarpeensa tulevat kuulluksi. Laadi käyttöönottosuunnitelma ja pyri seuraamaan sitä.
Yhteenveto
Työajanseuranta on paljon enemmän kuin pelkkä lakisääteinen velvoite. Se tuo merkittäviä hyötyjä sekä työnantajalle että työntekijälle, kun se toteutetaan oikein. Sähköinen työajanseuranta on nykyaikainen ja tehokas tapa varmistaa, että työaikatiedot ovat aina ajan tasalla ja helposti hyödynnettävissä. Ota käyttöön sähköinen työajanseuranta ja huomaa, kuinka paljon aikaa ja resursseja voit säästää.
Ota yhteyttä
Haluatko tietää lisää sähköisestä työajanseurannasta, sen hyödyistä ja hinnoittelusta? Ota meihin yhteyttä ja autamme sinua löytämään parhaan työajanseurantaratkaisun yrityksellesi – oli kyse sitten pienyrityksestä tai suuresta organisaatiosta. Tarjoamme henkilökohtaisen konsultaation ja ilmaisen demon, jossa näet käytännössä, miten sähköinen työajanseuranta helpottaa arkea.