Suomen työaikalain 32 § mukaan työnantajalla on velvollisuus pitää työaikakirjanpitoa kaikista työntekijöistään. Tämä on lakisääteinen velvoite, joka koskee kaikkia työnantajia toimialasta ja yrityksen koosta riippumatta. Työaikakirjanpidon tarkoitus on dokumentoida tehdyt työtunnit, ylityöt sekä niistä maksetut korvaukset, mikä auttaa sekä työnantajaa että työntekijää seuraamaan työaikaa ja palkanmaksun oikeellisuutta.
Mitä työaikakirjanpidon tulee sisältää?
Työaikakirjanpidon sisältövaatimukset määritellään työaikalaissa tarkasti. Työnantajalla on kaksi vaihtoehtoa kirjaamistavan suhteen. Ensimmäinen vaihtoehto on kirjata erikseen säännölliset työtunnit, lisätyötunnit, ylityötunnit sekä hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä näistä maksetut korvaukset. Toinen vaihtoehto on kirjata kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen ylityötunnit, hätätyötunnit ja sunnuntaityötunnit sekä näistä maksetut korotusosat.
Työaikakirjanpidosta tulee käydä ilmi työntekijäkohtaisesti:
- Päivittäinen työaika ja sen alkamis- ja päättymisajankohta
- Mahdolliset lisä- ja ylityötunnit
- Sunnuntaityö ja siitä maksetut korvaukset
- Muut työaikalain mukaiset korvaukset
Kuinka kauan työaikakirjanpitoa tulee säilyttää?
Työaikakirjanpitoa on säilytettävä vähintään työaikalain 40 §:ssä tarkoitetun kanneajan päättymiseen asti. Käytännössä tämä tarkoittaa kahden vuoden säilytysvelvollisuutta työsuhteen päättymisen jälkeen. Kanneaika työaikaan liittyvien saatavien osalta alkaa kulua sen kalenterivuoden päättyessä, jolloin oikeus palkkaan tai muuhun korvaukseen on syntynyt.
On kuitenkin hyvä muistaa, että tilanteissa, joissa on kyse työehtosopimukseen perustuvista vaatimuksista, kanneaika määräytyy työehtosopimuslain mukaan ja voi olla pidempi. Monissa tapauksissa suosittelemme säilyttämään työaikakirjanpitoa vähintään kuusi vuotta kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti.
Kuka on vastuussa työaikakirjanpidosta?
Vastuu työaikakirjanpidon asianmukaisesta järjestämisestä on yksiselitteisesti työnantajalla. Työnantajan tulee huolehtia siitä, että työajat kirjataan asianmukaisesti riippumatta siitä, millainen työaikajärjestely työpaikalla on käytössä. Esimerkiksi joustotyöaikaa noudatettaessa työntekijällä on velvollisuus toimittaa työnantajalle luettelo tekemistään työtunneista, mutta työnantaja on silti vastuussa siitä, että kirjanpito toteutuu.
Työaikalain 32 § määrittää myös, että työntekijällä on erikoistapauksissa velvollisuus ilmoittaa työtuntejaan, mutta lopullinen vastuu tietojen kokoamisesta, säilyttämisestä ja oikeellisuudesta on aina työnantajalla. Tämän vastuun laiminlyöntiä ei voi siirtää työntekijälle.
Mitä seurauksia työaikakirjanpidon laiminlyönnistä voi olla?
Työaikakirjanpidon laiminlyönti on työaikalain rikkomus, josta voi seurata merkittäviä sanktioita. Työsuojeluviranomaiset valvovat työaikalain noudattamista, ja havaitessaan puutteita he voivat antaa kehotuksia ja määräyksiä tilanteen korjaamiseksi. Vakavissa tapauksissa asia voidaan viedä eteenpäin syyttäjälle.
Rikoslain 47 luvun 2 §:n mukaan työaikarikkomuksesta voidaan tuomita sakkoihin tai jopa vankeuteen enintään kuudeksi kuukaudeksi. Lisäksi työnantaja voi joutua maksamaan korvauksia työntekijöille, jos työaikojen puutteellinen kirjaaminen on johtanut esimerkiksi ylityökorvausten maksamatta jättämiseen.
Mitkä ovat työntekijän oikeudet työaikakirjanpidon suhteen?
Työntekijällä on työaikalain 32 § mukaan oikeus saada pyydettäessä kirjallinen selvitys työaikakirjanpitoon tehdyistä häntä koskevista merkinnöistä. Tämä oikeus on tärkeä työntekijän oikeusturvan kannalta, sillä se mahdollistaa työaikakorvausten oikeellisuuden tarkistamisen.
Myös työntekijöiden edustajilla, kuten luottamusmiehillä, on oikeus saada nähtäväkseen työaikakirjanpito ja siihen liittyvät asiakirjat niiltä osin kuin ne koskevat heidän edustamiaan työntekijöitä. Työaikakirjanpito toimii myös todisteena mahdollisissa riitatilanteissa, joten sen asianmukainen ylläpito on keskeinen osa työntekijöiden oikeusturvaa.
Asianmukainen työajanseuranta on paitsi lain vaatimus, myös osa tehokasta työajan hallintaa. Jotbar tarjoaa yrityksille tehokkaan ja modernin työajanseurantajärjestelmän, jonka avulla lakisääteisen työaikakirjanpidon ylläpitäminen onnistuu vaivattomasti. Tällainen digitaalinen työajanseurannan ratkaisu varmistaa lain vaatimusten täyttymisen ja samalla helpottaa yrityksen päivittäistä hallinnollista työtä. Näin sekä työntekijöiden että työnantajan oikeudet tulevat turvatuiksi. Jos etsit tehokasta ratkaisua työajanseurantaan, ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja keskustellaan tarkemmin!
