Suomen työaikalain 32 § mukaan sinun tulee pitää työaikakirjanpitoa kaikista työntekijöistäsi. Tämä on lakisääteinen velvoite, joka koskee kaikkia työnantajia toimialasta ja yrityksen koosta riippumatta. Työaikakirjanpidon tarkoitus on dokumentoida tehdyt työtunnit, ylityöt sekä niistä maksetut korvaukset, mikä auttaa sekä sinua että työntekijöitäsi seuraamaan työaikaa ja palkanmaksun oikeellisuutta.
Mitä työaikakirjanpidon tulee sisältää?
Työaikakirjanpidon sisältövaatimukset määritellään työaikalaissa tarkasti. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa kirjaamistavan suhteen. Ensimmäinen vaihtoehto on kirjata erikseen säännölliset työtunnit, lisätyötunnit, ylityötunnit sekä hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä näistä maksetut korvaukset. Toinen vaihtoehto on kirjata kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen ylityötunnit, hätätyötunnit ja sunnuntaityötunnit sekä näistä maksetut korotusosat.
Työaikakirjanpidosta tulee käydä ilmi työntekijäkohtaisesti:
- Päivittäinen työaika ja sen alkamis- ja päättymisajankohta
- Mahdolliset lisä- ja ylityötunnit
- Sunnuntaityö ja siitä maksetut korvaukset
- Muut työaikalain mukaiset korvaukset
Kuinka kauan työaikakirjanpitoa tulee säilyttää?
Sinun tulee säilyttää työaikakirjanpitoa vähintään työaikalain 40 §:ssä tarkoitetun kanneajan päättymiseen asti. Käytännössä tämä tarkoittaa kahden vuoden säilytysvelvollisuutta työsuhteen päättymisen jälkeen. Kanneaika työaikaan liittyvien saatavien osalta alkaa kulua sen kalenterivuoden päättyessä, jolloin oikeus palkkaan tai muuhun korvaukseen on syntynyt.
Muista kuitenkin, että tilanteissa, joissa on kyse työehtosopimukseen perustuvista vaatimuksista, kanneaika määräytyy työehtosopimuslain mukaan ja voi olla pidempi. Monissa tapauksissa kannattaa säilyttää työaikakirjanpitoa vähintään kuusi vuotta kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti.
Kuka on vastuussa työaikakirjanpidosta?
Vastuu työaikakirjanpidon asianmukaisesta järjestämisestä on yksiselitteisesti sinulla työnantajana. Sinun tulee huolehtia siitä, että työajat kirjataan asianmukaisesti riippumatta siitä, millainen työaikajärjestely työpaikallasi on käytössä. Esimerkiksi joustotyöaikaa noudatettaessa työntekijällä on velvollisuus toimittaa sinulle luettelo tekemistään työtunneista, mutta olet silti vastuussa siitä, että kirjanpito toteutuu.
Työaikalain 32 § määrittää myös, että työntekijällä on erikoistapauksissa velvollisuus ilmoittaa työtuntejaan, mutta lopullinen vastuu tietojen kokoamisesta, säilyttämisestä ja oikeellisuudesta on aina sinulla. Tämän vastuun laiminlyöntiä et voi siirtää työntekijälle.
Mitä seurauksia työaikakirjanpidon laiminlyönnistä voi olla?
Työaikakirjanpidon laiminlyönti on työaikalain rikkomus, josta voi seurata merkittäviä sanktioita. Työsuojeluviranomaiset valvovat työaikalain noudattamista, ja havaitessaan puutteita he voivat antaa kehotuksia ja määräyksiä tilanteen korjaamiseksi. Vakavissa tapauksissa asia voidaan viedä eteenpäin syyttäjälle.
Rikoslain 47 luvun 2 §:n mukaan työaikarikkomuksesta voidaan tuomita sakkoihin tai jopa vankeuteen enintään kuudeksi kuukaudeksi. Lisäksi saatat joutua maksamaan korvauksia työntekijöille, jos työaikojen puutteellinen kirjaaminen on johtanut esimerkiksi ylityökorvausten maksamatta jättämiseen.
Mitkä ovat työntekijän oikeudet työaikakirjanpidon suhteen?
Työntekijällä on työaikalain 32 § mukaan oikeus saada pyydettäessä kirjallinen selvitys työaikakirjanpitoon tehdyistä häntä koskevista merkinnöistä. Tämä oikeus on tärkeä työntekijän oikeusturvan kannalta, sillä se mahdollistaa työaikakorvausten oikeellisuuden tarkistamisen.
Myös työntekijöiden edustajilla, kuten luottamusmiehillä, on oikeus saada nähtäväkseen työaikakirjanpito ja siihen liittyvät asiakirjat niiltä osin kuin ne koskevat heidän edustamiaan työntekijöitä. Työaikakirjanpito toimii myös todisteena mahdollisissa riitatilanteissa, joten sen asianmukainen ylläpito on tärkeä osa työntekijöiden oikeusturvaa.
Jotbar – modernit työajanseurantaratkaisut yrityksille
Olemme Jotbar, suomalainen teknologiayritys, joka kehittää ja tarjoaa työajanseurantaratkaisuja yrityksille. Autamme sinua hoitamaan lakisääteisen työaikakirjanpidon vaivattomasti ja tehokkaasti.
Palvelumme sisältää:
- Modernin mobiilisovelluksen työajanseurantaan
- Automaattisen työaikakirjanpidon lain vaatimusten mukaisesti
- Integraatiot yleisimpiin palkanlaskentajärjestelmiin
- Reaaliaikaisen raportoinnin ja analytiikan
- Asiantuntevan asiakastuen suomeksi
Tarjoamme ratkaisun, joka sopii niin pienille yrityksille kuin suurille organisaatioille. Järjestelmämme varmistaa, että työaikakirjanpitosi täyttää kaikki lain vaatimukset samalla kun työntekijöidesi on helppo kirjata työaikansa. Ota yhteyttä tänään ja keskustellaan, miten voimme auttaa sinua tehostamaan työajanseurantaasi!
Tarkista aina kaikki lakiin viittaavat asiat voimassaolevasta lainsäädännöstä.