Lakisääteinen työajanseuranta on työnantajan velvollisuus, joka perustuu työaikalakiin ja työturvallisuusmääräyksiin. Työnantajan tulee dokumentoida työntekijöiden työajat, ylityöt ja poissaolot määrätyssä muodossa. Lakisääteiset vaatimukset koskevat kaikkia työsuhteessa olevia työntekijöitä, ja laiminlyönneistä voi seurata merkittäviä sanktioita. Työajanseurantajärjestelmä auttaa täyttämään nämä velvoitteet tehokkaasti.
Mitä työaikalaki vaatii työnantajalta työajanseurannan osalta?
Työaikalaki velvoittaa työnantajan pitämään kirjaa työntekijöiden työajoista ja ylitöistä. Työnantajan tulee dokumentoida päivittäiset työajat, tauot ja poissaolot sekä varmistaa, etteivät enimmäistyöajat ylity. Laki edellyttää myös säännöllisten lepoaikojen noudattamista.
Työturvallisuuslaki tukee työaikalain vaatimuksia velvoittamalla työnantajan huolehtimaan työntekijöiden terveydestä ja turvallisuudesta. Pitkät työpäivät ja riittämättömät lepoajat voivat vaarantaa työturvallisuuden, joten tarkka seuranta on välttämätöntä.
Työnantajan perusvelvollisuuksiin kuuluu myös varmistaa, että työajanseuranta on luotettavaa ja todennettavissa. Tiedot on pystyttävä esittämään työsuojeluviranomaisille tarkastuksen yhteydessä.
Mitkä työntekijäryhmät kuuluvat pakollisen työajanseurannan piiriin?
Pakollinen työajanseuranta koskee kaikkia työsuhteessa olevia työntekijöitä riippumatta työsopimuksen muodosta. Määräaikaiset, osa-aikaiset ja kokoaikaiset työntekijät kuuluvat kaikki seurannan piiriin. Myös etätyötä tekevien ja hybridityössä työskentelevien työajat on dokumentoitava.
Johtavassa asemassa olevat työntekijät voivat olla osittain vapautettuja työaikalain säännöksistä, mutta täydellinen vapautus on harvinaista. Yleensä myös johtajien työaikoja seurataan ainakin osittain.
Erityistä tarkkuutta vaativiin ryhmiin kuuluvat nuoret työntekijät alle 18 vuotta, raskaana olevat työntekijät ja työntekijät, joiden työhön liittyy turvallisuusriskejä. Näiden ryhmien työaikarajoitukset ovat tiukempia kuin muiden työntekijöiden.
Mitä tietoja työajanseurannassa on lakisääteisesti kirjattava?
Lakisääteiseen työajanseurantaan tulee kirjata työajan alkamis- ja päättymisajat, taukojen kestot, ylityöt sekä kaikki poissaolot. Lisäksi on dokumentoitava työntekijän henkilötiedot, osasto tai kustannuspaikka sekä työtehtävän luonne tarvittaessa.
Pakollisia kirjattavia tietoja ovat:
- päivittäiset työajan alkamis- ja päättymisajat
- taukojen ajankohdat ja kestot
- ylityötunnit ja niiden perusteet
- poissaolot ja niiden syyt
- lomasaldojen kertyminen
- työaikapankin plus- ja miinustunnit
Modernit työajanseurantajärjestelmät, kuten JotBar, automatisoivat näiden tietojen keräämisen ja erittelevät automaattisesti eri työaikalajit, mikä helpottaa lakisääteisten vaatimusten täyttämistä merkittävästi.
Kuinka kauan työaikatietoja on säilytettävä ja missä muodossa?
Työaikatiedot on säilytettävä vähintään kaksi vuotta niiden syntymisestä. Säilytysmuoto voi olla sähköinen tai paperinen, kunhan tiedot ovat luotettavasti todennettavissa ja helposti saatavilla viranomaistarkastuksia varten.
Sähköiset järjestelmät ovat nykyään suosituin vaihtoehto, koska ne mahdollistavat tehokkaan tietojen hallinnan ja raportoinnin. Tärkeää on varmistaa, että järjestelmä tuottaa tarvittavat raportit ja että tiedot on varmuuskopioitu turvallisesti.
Arkistointivaatimuksissa on huomioitava myös tietosuoja-asetus GDPR, joka määrittää henkilötietojen käsittelyn periaatteet. Työaikatiedot sisältävät henkilötietoja, joten niiden käsittelyssä on noudatettava asianmukaisia tietoturvakäytäntöjä.
Mitä seurauksia työajanseurannan laiminlyönnistä voi aiheutua?
Työajanseurannan laiminlyönti voi johtaa työsuojeluviranomaisilta tuleviin sakkoihin ja määräyksiin puutteiden korjaamiseksi. Vakavimmissa tapauksissa toiminta voidaan keskeyttää, kunnes puutteet on korjattu. Lisäksi työnantaja voi joutua korvausvastuuseen työntekijöille.
Mahdollisia seurauksia ovat:
- hallinnolliset sakot työsuojeluviranomaisilta
- velvollisuus maksaa maksamatta jääneet ylityökorvaukset
- toiminnan keskeyttämismääräykset
- rikosoikeudelliset seuraamukset vakavissa laiminlyönneissä
- mainehaitat ja luottamuksen menetys
Työntekijöillä on oikeus vaatia työnantajalta nähtäväksi omat työaikatietonsa, ja puutteellinen dokumentointi voi johtaa työriitatilanteisiin. Luotettava työajanseuranta suojaa sekä työnantajaa että työntekijää mahdollisilta erimielisyyksiltä.
Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, niin autamme löytämään yrityksellesi sopivan, lakisääteiset vaatimukset täyttävän työajanseurantaratkaisun.