Työajanseurannan integraatio palkanlaskentaan toimii siirtämällä työaikakirjaukset automaattisesti työajanseurantajärjestelmästä suoraan palkanlaskentaohjelmistoon ilman manuaalista tietojen syöttöä. Tämä poistaa tarpeen siirtää tietoja käsin, vähentää virheitä ja nopeuttaa palkanlaskentaprosessia merkittävästi. Alla käymme läpi tarkemmin, mitä tietoja siirtyy, miten integraatio teknisesti toimii ja mitä käyttöönottoon liittyy.
Mitä tietoja työajanseuranta siirtää palkanlaskentaan?
Työajanseuranta siirtää palkanlaskentaan kaikki palkan laskemiseen tarvittavat työaikatiedot: tehdyt työtunnit, ylityöt, lisät, poissaolot, lomasaldokertymät ja työaikapankkiin kertyneet tunnit. Nämä tiedot siirtyvät eriteltynä, jolloin palkanlaskenta voi kohdistaa ne oikeille kustannuspaikoille ja palkkakomponenteille.
Käytännössä siirtyvät tiedot kattavat tyypillisesti seuraavat kokonaisuudet:
- Säännölliset työtunnit per päivä, viikko tai palkanmaksujakso. Työaikalain 5 §:n mukaan säännöllinen työaika on enintään kahdeksan tuntia vuorokaudessa ja 40 tuntia viikossa.
- Ylityöt eriteltynä korotusprosenttien mukaan. Työaikalain 20 §:n mukaan vuorokautisesta ylityöstä maksetaan kahdelta ensimmäiseltä tunnilta 50 prosentin korotuksella ja seuraavilta tunneilta 100 prosentin korotuksella. Viikoittaisesta ylityöstä maksetaan 50 prosentin korotuksella.
- Lisät kuten ilta-, yö- ja viikonloppulisät. Yötyötä on työaikalain 8 §:n mukaan kello 23:n ja 6:n välisenä aikana tehty työ.
- Poissaolot syineen, kuten sairauspoissaolot ja vuosilomat
- Liukumasaldot ja työaikapankin tilanne. Työaikalain 12 §:n mukaan liukuvassa työajassa seurantajakson päättyessä ylitysten kertymä saa olla enintään 60 tuntia ja alitusten määrä enintään 20 tuntia. Työaikapankin kokonaiskertymä ei saa ylittää kuuden kuukauden työaikaa vastaavaa määrää (14 §).
- Kustannuspaikka- ja projektikohdistukset
Mitä tarkemmin työaikakirjaukset on eritelty järjestelmässä, sitä enemmän palkanlaskenta hyötyy automaatiosta. Hyvin konfiguroitu integraatio tarkoittaa, että palkanlaskija tarkistaa tiedot sen sijaan, että syöttäisi ne itse.
Miten integraatio teknisesti toimii järjestelmien välillä?
Palkanlaskennan integraatio työajanseurantaan toimii yleensä joko rajapinnan eli API:n kautta tai tiedostonsiirtona, jossa työajanseurantajärjestelmä tuottaa palkanlaskentaohjelmiston ymmärtämän tiedoston sovituin väliajoin. Molemmissa tavoissa tieto liikkuu automaattisesti ilman käsityötä.
API-pohjainen integraatio
API-integraatiossa järjestelmät kommunikoivat suoraan keskenään reaaliaikaisesti tai sovituin väliajoin. Kun työntekijä leimaa itsensä ulos, tieto voi päivittyä palkanlaskentajärjestelmään lähes välittömästi. Tämä tapa sopii erityisesti suuremmille organisaatioille, joissa palkanlaskenta tapahtuu usein tai tietomäärät ovat suuria.
Tiedostopohjainen integraatio
Tiedostopohjaisessa tavassa työajanseuranta tuottaa esimerkiksi CSV- tai XML-muotoisen tiedoston, jonka palkanlaskentajärjestelmä lukee automaattisesti. Tämä on yleinen ja toimiva ratkaisu, kun järjestelmät eivät tue suoraa API-yhteyttä tai kun tietojen siirto halutaan tehdä tietyissä erissä, esimerkiksi kerran palkanlaskentakaudessa.
Molemmissa tavoissa on tärkeää, että tietokenttien määrittelyt vastaavat toisiaan molemmissa järjestelmissä. Esimerkiksi kustannuspaikkojen ja lisäkoodien täytyy olla yhtenevät, jotta tieto kohdistuu oikein automaattisesti.
Mitkä palkanlaskentajärjestelmät ovat yhteensopivia työajanseurannan kanssa?
Useimmat suomalaiset ja kansainväliset palkanlaskentajärjestelmät ovat yhteensopivia modernien työajanseurantaratkaisujen kanssa. Yhteensopivuus riippuu siitä, tukeeko palkanlaskentajärjestelmä avointa rajapintaa tai yleisiä tiedostomuotoja. Käytännössä integraatio onnistuu lähes kaikkien yleisesti käytettyjen järjestelmien kanssa.
Yleisesti yhteensopivia ovat muun muassa:
- Netvisor
- Mepco
- Sympa HR
- SAP
- Visma
- Aditro
- Procountor
Jos käyttämäsi palkanlaskentajärjestelmä ei löydy valmiiden integraatioiden listalta, kannattaa selvittää, tukeeko se standardeja tiedostomuotoja. Räätälöity integraatio on usein mahdollinen myös silloin, kun valmista yhteyttä ei ole.
Kuinka kauan integraation käyttöönotto kestää?
Integraation käyttöönotto kestää tyypillisesti muutamasta päivästä muutamaan viikkoon riippuen järjestelmien monimutkaisuudesta, tarvittavista räätälöinneistä ja organisaation omien prosessien valmiudesta. Yksinkertaisimmissa tapauksissa integraatio voidaan ottaa käyttöön hyvinkin nopeasti.
Käyttöönottoon vaikuttavat erityisesti seuraavat tekijät:
- Järjestelmien yhteensopivuus: Valmiit integraatiot nopeuttavat prosessia huomattavasti.
- Tietokenttien kartoitus: Kustannuspaikkojen, lisäkoodien ja muiden tietokenttien yhteensovittaminen vie aikaa, jos organisaatiossa on paljon erilaisia palkkarakenteita.
- Testausvaihe: Ennen tuotantokäyttöä on tärkeää testata tiedonsiirto huolellisesti, jotta palkat lasketaan oikein.
- Henkilöstön koulutus: Palkanlaskijoiden ja esimiesten perehdyttäminen uuteen prosessiin on osa käyttöönottoa.
Realistinen aikataulu kannattaa suunnitella yhdessä toimittajan kanssa, ja testaus palkanlaskentakausien avulla ennen varsinaista käyttöönottoa on hyvä käytäntö.
Mitä virheitä integraatiossa kannattaa välttää?
Yleisimmät virheet työajanseurannan ja palkanlaskennan integraatiossa liittyvät puutteelliseen tietokenttien kartoitukseen, liian lyhyeen testausvaiheeseen ja siihen, että prosesseja ei ole selkeästi sovittu ennen teknistä toteutusta. Nämä virheet voivat johtaa virheellisiin palkanmaksuihin tai lisätöihin korjausvaiheessa.
Vältä erityisesti näitä yleisiä sudenkuoppia:
- Epäyhtenevät koodistot: Jos lisäkoodit tai kustannuspaikat eivät täsmää järjestelmien välillä, tieto kohdistuu väärin tai jää siirtymättä kokonaan.
- Testauksen ohittaminen: Integraatio kannattaa aina testata todellisilla tiedoilla ennen ensimmäistä tuotantokäyttöä.
- Prosessien epäselvyys: On tärkeää sopia etukäteen, kuka tarkistaa siirretyt tiedot, milloin siirto tapahtuu ja miten poikkeamat käsitellään.
- Puutteellinen dokumentaatio: Integraation konfiguraatio kannattaa dokumentoida, jotta muutoksia voidaan tehdä myöhemmin hallitusti.
- Muutosten hallinta: Kun palkkarakenteisiin tai kustannuspaikkoihin tulee muutoksia, myös integraation asetukset täytyy päivittää vastaavasti.
Hyvä nyrkkisääntö on, että integraatiota ei kannata kiirehtiä käyttöön kesken palkanlaskentakauden. Aloita uudella kaudella, jolloin mahdolliset korjaukset on helpompi tehdä puhtaalta pöydältä.
Automatisoi työaikakirjaukset ja helpota palkanlaskentaa
Me JotBarilla olemme rakentaneet työajanseurantajärjestelmän, joka tekee palkanlaskennasta selvästi helpompaa. Järjestelmämme rekisteröi henkilöstön päivittäiset työajat reaaliaikaisesti ja erittelee automaattisesti kaikki palkanlaskennassa tarvittavat tiedot:
- Lisät, liukumat ja poissaolot
- Lomasaldokertymät ja työaikapankin tunnit
- Ylityöt ja tuntityöt
- Kohdistukset oikeille kustannuspaikoille, osastoille ja projekteille
Esimiehillä on oma käyttöliittymä, josta he näkevät tiiminsä viikoittaiset työajat ja poikkeamat selkeästi eriteltynä. Palkanlaskija saa siistit, valmiit tiedot sen sijaan, että keräisi niitä useasta lähteestä käsin.
Haluatko nähdä, miten integraatio toimisi teidän ympäristössänne? Ota meihin yhteyttä ja käydään tilanne yhdessä läpi.
Tarkista aina kaikki lakiin viittaavat asiat voimassa olevasta lainsäädännöstä.