Epäsäännölliset työajat tuovat merkittäviä haasteita niin työntekijöille kuin työnantajille. Vaihtelevat työvuorot, keikkaluontoinen työ tai projektikohtainen työskentely vaikeuttavat työaikakirjausten hallintaa ja seurantaa. Yrityksille tämä tarkoittaa haasteita palkanmaksussa, työvuorosuunnittelussa ja resurssien tehokkaassa kohdentamisessa.
Epätarkat työaikakirjaukset voivat johtaa ylitöiden virheelliseen korvaamiseen, mikä puolestaan aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia tai työntekijöiden tyytymättömyyttä. Lisäksi puutteellinen työajanseuranta voi johtaa työaikalain rikkomuksiin ja mahdollisiin sanktioihin. Siksi tarkka työaikakirjanpito on sekä taloudellinen että juridinen välttämättömyys jokaiselle vastuulliselle yritykselle.
Mitä työaikalaki sanoo epäsäännöllisestä työajasta?
Suomen työaikalaki velvoittaa työnantajat seuraamaan työntekijöiden työaikaa riippumatta siitä, onko kyseessä säännöllinen vai epäsäännöllinen työaika. Työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Kirjanpitoon on merkittävä joko säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset tai kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korotusosat.
Epäsäännöllisessä työssä erityisesti korostuvat lepoaikasäännökset ja työajan tasoittumisjärjestelmät. Työaika voidaan järjestää lain 5 §:n mukaan keskimääräisenä, jolloin viikoittainen työaika voidaan järjestää keskimäärin 40 tunniksi enintään 52 viikon ajanjakson aikana ylittämättä kahdeksan tunnin säännöllistä päivittäistä työaikaa. Työntekijällä on myös oikeus saada selkeä selvitys siitä, miten hänen työaikansa määräytyy ja miten sitä seurataan.
Työnantajan on säilytettävä työaikakirjanpitoa vähintään 40 ja 41 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen asti. Käytännössä tämä tarkoittaa vähintään kahden vuoden säilytysaikaa. Tämä koskee myös epäsäännöllistä työaikaa tekeviä työntekijöitä.
Miten työntekijät voivat helposti kirjata epäsäännölliset työtunnit?
Epäsäännöllisten työtuntien kirjaaminen onnistuu tehokkaimmin nykyaikaisilla mobiilisovelluksilla, jotka mahdollistavat työajan leimaamisen missä ja milloin tahansa. Työntekijän kannattaa omaksua seuraavat käytännöt:
- Tee työaikakirjaukset heti työsuorituksen yhteydessä, älä jälkikäteen
- Käytä mobiilisovellusta, joka toimii myös offline-tilassa
- Ota tavaksi kirjata myös lyhyet työsuoritteet
- Hyödynnä muistutustoimintoja, jotka hälyttävät kirjausten tekemisestä
- Pidä päivittäistä tai viikoittaista lokia työajoista varmuuskopiona
Miten työnantaja voi varmistaa työaikakirjausten oikeellisuuden?
Työnantajan vastuulla on tarjota toimiva työajanseurantajärjestelmä, joka sopii epäsäännölliseen työhön. Työaikakirjausten oikeellisuuden varmistamiseksi kannattaa:
- Ottaa käyttöön sähköinen järjestelmä, joka mahdollistaa reaaliaikaisen seurannan
- Kouluttaa työntekijät perusteellisesti järjestelmän käyttöön
- Luoda selkeät ohjeistukset erilaisiin työaikatilanteisiin
- Automatisoida mahdollisimman suuri osa työaikakirjauksista
- Tarkistaa kirjaukset säännöllisesti ja puuttua ristiriitaisuuksiin nopeasti
Mitä seuraa työaikalain rikkomisesta?
Työaikalain rikkomisesta voi aiheutua merkittäviä taloudellisia ja juridisia seuraamuksia yritykselle. Työsuojeluviranomainen valvoo työaikalain noudattamista säännöllisillä tarkastuksilla, ja epäsäännöllisen työajan kirjaamisen puutteet ovat yksi yleisimmistä rikkomuksista.
Työaikalain 44 §:n mukaan työnantaja tai tämän edustaja, joka tahallaan tai huolimattomuudesta rikkoo työajan enimmäismääriä, lepoaikoja tai työvuoroluettelon laatimisvelvollisuutta koskevia säännöksiä, on tuomittava työaikarikkomuksesta sakkoon. Lisäksi 45 §:n mukaan rangaistus 32 §:n mukaisesta työaikakirjanpitoa koskevasta laiminlyönnistä tai väärinkäytöksestä säädetään rikoslain 47 luvun 2 §:ssä.
Työaikalain rikkomukset voivat myös aiheuttaa merkittäviä maine-haittoja yritykselle. Negatiivinen julkisuus vaikuttaa rekrytointiin, asiakassuhteisiin ja liiketoiminnan uskottavuuteen. Vakavimmissa tapauksissa työaikalain toistuvat rikkomukset voivat johtaa rikosoikeudellisiin seuraamuksiin työnantajalle.
Tilastojen mukaan yleisimmät työaikalain rikkomukset liittyvät:
- Puutteelliseen työaikakirjanpitoon (noin 40% tapauksista)
- Ylitöiden virheelliseen korvaamiseen (30% tapauksista)
- Lepoaikojen laiminlyöntiin (20% tapauksista)
- Työajan enimmäismäärien ylittämiseen (10% tapauksista)
Paras tapa välttää sanktiot on investoida luotettavaan työajanseurantajärjestelmään, joka varmistaa lainmukaisen kirjanpidon automaattisesti. Tämä on erityisen tärkeää epäsäännöllistä työaikaa tekevien työntekijöiden kohdalla, joiden työaikaseuranta on haastavampaa perinteisillä menetelmillä.
Usein kysytyt kysymykset epäsäännöllisestä työajasta
Onko työajanseuranta pakollinen kaikille työntekijöille?
Kyllä, työaikalain 32 § velvoittaa työnantajat seuraamaan kaikkien työntekijöiden työaikaa riippumatta työsuhteen luonteesta. Tämä koskee myös määräaikaisia, osa-aikaisia ja keikkatyöntekijöitä.
Voiko työntekijä kieltäytyä työaikakirjausten tekemisestä?
Ei, työntekijä ei voi kieltäytyä työaikakirjausten tekemisestä, sillä se on lakisääteinen velvollisuus. Kieltäytyminen voi johtaa työsuhteellisiin seuraamuksiin.
Voiko työnantaja muuttaa jo kirjattuja työaikoja?
Työnantaja voi korjata kirjauksia vain työntekijän suostumuksella ja perustellusta syystä, kuten ilmeisen virheen korjaamiseksi. Kaikki muutokset tulee dokumentoida asianmukaisesti.
Miten käsitellään työmatka-ajat epäsäännöllisessä työssä?
Työaikalain 3 §:n mukaan matkustamiseen käytettyä aikaa ei lueta työaikaan, ellei sitä samalla ole pidettävä työsuorituksena. Varsinaiset työmatkat lasketaan työajaksi, mutta tavallinen työmatka kotoa työpaikalle ei.
Kuinka pitkään työaikatietoja tulee säilyttää?
Työaikalain 32 §:n mukaan työaikakirjanpitoa tulee säilyttää vähintään 40 ja 41 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen asti, käytännössä vähintään kaksi vuotta. Suositeltavaa on säilyttää tiedot pidempään mahdollisten riitatilanteiden varalta.
Voiko epäsäännöllisessä työssä käyttää keskimääräistä työaikaa?
Kyllä, työaikalain 5 §:n mukaan viikoittainen työaika voidaan järjestää keskimäärin 40 tunniksi enintään 52 viikon ajanjakson aikana. Tämä helpottaa epäsäännöllisen työajan hallintaa ja ylitöiden laskemista.
Työajanseurannan tehostaminen – tärkeimmät toimenpiteet
Epäsäännöllisen työajan kirjaamisen tehostamiseksi yritysten kannattaa panostaa seuraaviin toimenpiteisiin:
- Investoi moderniin työaikajärjestelmään, joka tukee joustavaa työskentelyä
- Varmista, että työajanseurantasovellus toimii kaikilla laitteilla
- Automatisoi palkanmaksuun liittyvien tietojen siirto työajanseurannasta
- Luo kulttuurimuutos, jossa täsmällinen työajan kirjaaminen nähdään kaikkien etuna
- Seuraa säännöllisesti järjestelmän toimivuutta ja kerää palautetta käyttäjiltä
Integroitu järjestelmä, joka yhdistää työajanseurannan, työvuorosuunnittelun ja palkanmaksun prosessit, vähentää merkittävästi hallinnollista työtä. Parhaimmillaan tehokas työajanseuranta parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä, kun palkanmaksu on oikea-aikaista ja virheetöntä, sekä tekee johtamisesta dataan perustuvaa.
Jotbar – kattava ratkaisu työajanseurantaan
Me Jotbarissa tarjoamme modernin ja helppokäyttöisen työajanseurantajärjestelmän, joka sopii erityisesti epäsäännöllistä työaikaa tekeville yrityksille. Järjestelmämme yhdistää:
- Mobiilikirjaukset, jotka toimivat missä tahansa
- Automaattisen raportoinnin ja palkanmaksun integraation
- Reaaliaikaisen seurannan ja hälytysjärjestelmän
- Työaikalain mukaisen dokumentoinnin
- Helpon käyttöönoton ja koulutuksen
Asiakkaamme säästävät keskimäärin 5-8 tuntia viikossa hallinnollisissa tehtävissä ja vähentävät palkanmaksuvirheitä 90%. Tuemme sinua koko käyttöönotossa ja varmistamme, että järjestelmä toimii juuri teidän tarpeisiinne.
Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja löydä toimiva ratkaisu epäsäännöllisen työaikasi seurantaan.
Tarkista aina kaikki lakiin viittaavat asiat voimassaolevasta lainsäädännöstä.