Työaikakirjanpito on tärkeä osa työaikalain velvoitteita, joka koskee kaikkia työnantajia. Kyseessä on järjestelmällinen tapa dokumentoida tehdyt työtunnit sekä niistä maksetut korvaukset työntekijäkohtaisesti. Työaikalain 32 §:n mukaan työnantajalla on velvollisuus ylläpitää tätä kirjanpitoa, mikä varmistaa työaikojen lainmukaisen noudattamisen sekä mahdollistaa työntekijöiden oikeuksien toteutumisen. Asianmukainen työajanseuranta on sekä työnantajan että työntekijöiden oikeusturvan kannalta hyödyllistä.
Mitä työaikakirjanpito tarkoittaa työaikalain mukaan?
Työaikalain 32 §:n mukaisesti työaikakirjanpito tarkoittaa tehtyjä työtunteja ja niistä suoritettuja korvauksia koskevaa rekisteriä. Työnantajan tulee kirjata joko säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä maksetut korvaukset tai vaihtoehtoisesti kaikki tehdyt työtunnit ja erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä maksetut korotusosat.
Tämä lakisääteinen velvollisuus ei ole vain muodollisuus, vaan sen tarkoituksena on suojata työntekijöiden oikeuksia, varmistaa työaikojen lainmukainen toteutuminen sekä mahdollistaa valvontaviranomaisten työ. Huolellinen työaikaraportointi auttaa sinua seuraamaan työaikalaissa säädettyjen enimmäistyöaikojen ja lepoaikojen toteutumista.
Kuka on velvollinen pitämään työaikakirjanpitoa?
Jokainen työnantaja, joka työllistää työntekijöitä työsopimuslain mukaisessa työsuhteessa, on velvollinen pitämään työaikakirjanpitoa. Velvollisuus koskee niin yrityksiä, yhteisöjä kuin julkisyhteisöjäkin riippumatta toimialasta tai koosta. Tämä velvoite koskee myös lyhytaikaisia ja osa-aikaisia työsuhteita.
Työaikalain 2 §:ssä säädetään poikkeuksista lain soveltamisalaan. Työaikakirjanpitovelvollisuus ei koske esimerkiksi työntekijöitä, joiden työaikaa ei ennalta määritellä eivätkä he ole työajan valvonnan piirissä, kuten johtavassa asemassa olevat henkilöt. Työaikavelvoitteet eivät myöskään koske perheenjäsenten työtä tai töitä, joissa työaikaa ei työn luonteen vuoksi voida valvoa.
Mitä tietoja työaikakirjanpitoon tulee merkitä?
Työaikakirjanpitoon on työaikalain mukaisesti merkittävä yksityiskohtaiset tiedot työntekijöiden työajoista. Kirjanpidosta on käytävä ilmi työntekijän säännöllisen työajan tunnit sekä mahdolliset lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit. Lisäksi on kirjattava näistä maksetut korvaukset tai vaihtoehtoisesti korotusosat.
Jos työnantaja ja työntekijä ovat sopineet 38 §:n mukaisesta erillisestä kuukausikorvauksesta, työaikakirjanpitoon on merkittävä arvioitu lisä-, yli- ja sunnuntaityön määrä kuukaudessa. Joustotyöajassa työntekijän tulee toimittaa työnantajalle tiedot säännöllisen työajan tunneistaan ja viikkolevosta, jotka työnantaja kirjaa työaikakirjanpitoon.
Kuinka kauan työaikakirjanpitoa tulee säilyttää?
Työaikakirjanpito on työaikalain 32 §:n mukaan säilytettävä vähintään kanneajan päättymiseen saakka. Työaikalain 40 §:n mukaan kanneaika on kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen on syntynyt. Käytännössä tämä tarkoittaa, että työajanseurantaa koskevat tiedot on säilytettävä vähintään kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin työt on tehty.
Työsuhteen päättyessä kanneaika on kaksi vuotta työsuhteen päättymisestä. Pidempi säilytysaika on kuitenkin suositeltavaa mahdollisten erimielisyyksien selvittämiseksi. Asianmukainen säilytys turvaa sekä työntekijän että työnantajan oikeuksia mahdollisissa riitatilanteissa.
Mitä seurauksia työaikakirjanpidon laiminlyönnistä voi tulla?
Työaikakirjanpidon laiminlyönnillä voi olla merkittäviä seurauksia työnantajalle. Työaikalain 45 §:n mukaan rangaistus työaikakirjanpitorikkomuksesta säädetään rikoslain 47 luvun 2 §:ssä. Kyseessä voi olla työaikasuojelurikos, josta voidaan tuomita sakkoon tai enintään kuuden kuukauden vankeuteen.
Työsuojeluviranomainen valvoo työaikalain noudattamista ja voi tarkastuksissa edellyttää työaikakirjanpidon esittämistä. Viranomainen voi antaa kehotuksia ja määräyksiä puutteiden korjaamiseksi. Lisäksi sinulle voi syntyä merkittäviä korvausvastuita työntekijöille, jos esimerkiksi ylityökorvauksia ei ole maksettu asianmukaisesti puutteellisen työaikakirjanpidon vuoksi.
Työaikakirjanpidon asianmukainen järjestäminen on tärkeä osa vastuullista yritystoimintaa, ja ajantasaiset tiedot kannattaa aina tarkistaa voimassaolevasta laista.
Usein kysytyt kysymykset työaikakirjanpidosta
Voiko työaikakirjanpitoa pitää sähköisesti?
Kyllä, voit pitää työaikakirjanpitoa sähköisesti. Työaikalaki ei edellytä tiettyä kirjanpitotapaa, kunhan tiedot ovat luotettavia ja helposti saatavilla. Sähköiset järjestelmät ovat usein käytännöllisempiä ja tarjoavat paremmat mahdollisuudet tietojen säilytykseen ja hakuun.
Miten toimitaan lomien ja sairauspäivien kanssa työaikakirjanpidossa?
Lomat ja sairauspäivät tulee merkitä erikseen työaikakirjanpitoon. Näitä ei lasketa tehdyiksi työtunneiksi, mutta ne on dokumentoitava selkeyden vuoksi. Lomapäivistä maksetut korvaukset kirjataan omana eränään, ja sairauspäivien osalta noudatetaan sairausvakuutuslain mukaisia käytäntöjä.
Tarvitseeko työntekijän allekirjoittaa työaikakirjanpito?
Työaikalaki ei edellytä työntekijän allekirjoitusta työaikakirjanpitoon. Kuitenkin työntekijän kuittaus tai hyväksyntä voi olla hyödyllinen todiste siitä, että työajat on kirjattu oikein. Tämä auttaa sinua välttämään erimielisyyksiä ja vahvistaa kirjanpidon luotettavuutta.
Miten käsitellä ylityöt ja lisätyöt työaikakirjanpidossa?
Ylityöt ja lisätyöt on merkittävä erikseen työaikakirjanpitoon säännöllisen työajan lisäksi. Kirjattava on sekä tehtyjen tuntien määrä että maksetut korotusosat. Ylityöllä tarkoitetaan säännöllistä viikkotyöaikaa (yleensä 40 tuntia) ylittäviä tunteja, kun taas lisätyö on säännöllistä päivittäistä työaikaa ylittävää työtä.
Mitä tehdä jos työntekijä unohtaa kirjata työaikansa?
Jos työntekijä unohtaa kirjata työaikansa, sinun tulee selvittää tehdyt tunnit muilla keinoin, kuten työntekijän ilmoituksen tai muiden todisteiden perusteella. Työaikoja ei saa jättää kirjaamatta, ja sinulla on vastuu varmistaa, että kaikki tehdyt tunnit dokumentoidaan asianmukaisesti. Säännöllinen seuranta ja muistutukset voivat ehkäistä näitä tilanteita.
Haluatko varmistaa, että yrityksesi työaikakirjanpito on toimiva? Tarjoamme tehokkaan ja helppokäyttöisen ratkaisun työajanseurantaan kaikenkokoisille yrityksille. Järjestelmämme avulla varmistat, että työaikakirjanpitosi on ajan tasalla, ja säästät samalla aikaa sekä resursseja. Ota yhteyttä jo tänään ja pyydä esittely Jotbar-työaikaseurantaratkaisustamme!