Työaikakirjanpito on lakisääteinen järjestelmä, jolla työnantaja seuraa ja dokumentoi työntekijöidensä työaikaa. Työaikalain 32 § velvoittaa jokaisen työnantajan pitämään kirjaa työntekijöiden tekemistä työtunneista ja niistä suoritetuista korvauksista. Tämä velvollisuus koskee kaikkia työnantajia toimialasta riippumatta.
Työaikakirjanpidon keskeinen tarkoitus on turvata sekä työntekijän että työnantajan oikeudet. Se auttaa varmistamaan, että työntekijä saa oikean korvauksen tekemästään työstä ja että työnantaja noudattaa työaikasäännöksiä. Asianmukaisesti toteutettu työaikakirjanpito on myös tärkeä työkalu työsuojeluviranomaisten valvontatyössä.
Mitä tietoja työaikakirjanpitoon tulee merkitä?
Työaikakirjanpidossa on dokumentoitava kaikki työntekijän tekemät työtunnit, mukaan lukien säännöllinen työaika, lisä- ja ylityötunnit sekä niistä maksetut korvaukset. Työaikalaki vaatii, että kirjanpidosta käy selkeästi ilmi myös sunnuntaityö ja siitä maksetut korotetut palkat sekä mahdollinen hätätyö.
Kirjaamistavat voivat vaihdella, mutta tärkeintä on, että merkinnät ovat tarkkoja ja ajantasaisia. Työaikakirjanpito voidaan toteuttaa joko:
- Työntekijäkohtaisesti, jolloin jokaisella työntekijällä on oma kirjanpito
- Työaikamuodoittain, jolloin samaa työaikajärjestelmää noudattavilla on yhteinen kirjanpito
Miten kauan työaikakirjanpitoa tulee säilyttää?
Työaikakirjanpito on työaikalain mukaan säilytettävä vähintään työaikalain mukaisen kanneajan päättymiseen asti. Käytännössä tämä tarkoittaa vähintään kahden vuoden säilytysaikaa, mutta monissa tapauksissa on suositeltavaa säilyttää tietoja pidempään.
Säilytysaika on erityisen tärkeä, sillä se on suoraan yhteydessä työsuhteen kannekelpoisuuteen. Jos työntekijä kokee saaneensa virheellisiä korvauksia työajastaan, hän voi nostaa kanteen kahden vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin oikeus korvaukseen on syntynyt. Asianmukainen dokumentaatio suojaa molempia osapuolia mahdollisissa riitatilanteissa.
Miten työaikakirjanpito toteutetaan käytännössä?
Työaikakirjanpito voidaan toteuttaa useilla tavoilla, mutta nykyään sähköiset järjestelmät ovat korvaamassa perinteisiä manuaalisia menetelmiä. Yleisimpiä toteutustapoja ovat:
- Manuaaliset kirjaukset (paperiset tuntilaput, Excel-taulukot)
- Kellokorttijärjestelmät ja leimauspäätteet
- Nykyaikaiset työajanseurantaohjelmistot, jotka automatisoivat prosessin
- Mobiilisovellukset, joilla työaika voidaan kirjata ajasta ja paikasta riippumatta
Luotettavan työaikakirjanpidon varmistamiseksi on tärkeää, että järjestelmä on helppokäyttöinen ja tarkka. Sen tulee myös olla läpinäkyvä ja mahdollistaa tietojen helppo tarkastelu. Modernit järjestelmät automatisoivat kirjaukset ja vähentävät virheitä huomattavasti. Jotbar tarjoaa yrityksille tehokkaan ja modernin työajanseurantajärjestelmän, joka helpottaa lainsäädännön velvoitteiden täyttämistä ja tehostaa yrityksen henkilöstöhallintoa.
Kenellä on oikeus nähdä työaikakirjanpito?
Työaikakirjanpito sisältää luottamuksellista tietoa, mutta tietyillä tahoilla on lakisääteinen oikeus saada siitä tietoja. Työsuojeluviranomaisilla on valvontatehtävänsä vuoksi laaja oikeus tarkastella työaikakirjanpitoa. Lisäksi työntekijällä on oikeus saada pyydettäessä tiedot omista työaikamerkinnöistään.
Myös luottamusmiehellä ja työsuojeluvaltuutetulla on oikeus nähdä edustamansa työntekijän työaikakirjanpito tämän suostumuksella. On kuitenkin huomioitava yksityisyyden suoja – muiden työntekijöiden tietoja ei saa luovuttaa ilman asianmukaista perustetta. Tasapainottelu tiedonsaantioikeuden ja yksityisyyden suojan välillä on tärkeää.
Mitä seuraa työaikakirjanpidon laiminlyönnistä?
Työaikakirjanpidon laiminlyönti on työaikalakirikkomus, josta voi seurata vakavia sanktioita. Työsuojeluviranomaiset valvovat työaikakirjanpidon noudattamista ja voivat suorittaa tarkastuksia työpaikoille. Laiminlyönnistä voi seurata:
- Huomautuksia ja kehotuksia korjata tilanne
- Velvoittavia päätöksiä määräaikoineen
- Sakkorangaistus työaikarikkomuksesta
- Vaikeissa tapauksissa jopa rikosoikeudellinen vastuu
Laiminlyönti voi myös johtaa näyttöongelmiin riitatilanteissa – jos työaikakirjanpitoa ei ole asianmukaisesti pidetty, näyttötaakka kääntyy työnantajalle. Tämä voi johtaa merkittäviin taloudellisiin menetyksiin maksamattomien korvausten ja oikeudenkäyntikulujen muodossa.
Asianmukainen työaikakirjanpito ei ole vain lakisääteinen velvollisuus vaan myös tehokkaan henkilöstöhallinnon kulmakivi. Jotbar tarjoaa yrityksille modernin ratkaisun työajanseurantaan, joka auttaa automatisoimaan tätä prosessia, vähentämään hallinnollista taakkaa ja varmistamaan lain noudattamisen. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme kuullaksesi, miten voimme auttaa yrityksesi työaikakirjanpidon tehostamisessa.
