Työaikakirjanpitoon tulee työaikalain 32 §:n mukaan kirjata kaikki tehdyt työtunnit sekä niistä suoritetut korvaukset työntekijäkohtaisesti.
Merkinnöistä on käytävä ilmi joko säännöllisen työajan tunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset tai vaihtoehtoisesti kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä maksetut korotusosat.
Kirjanpitovelvoitteen laajuus vaihtelee hieman työaikamuodon mukaan. Työnantaja voi toteuttaa työajan dokumentoinnin sähköisillä järjestelmillä tai perinteisillä menetelmillä, kunhan lain vaatimukset täyttyvät. Joustotyöaikaa noudatettaessa työntekijän on toimitettava työnantajalle palkanmaksukausittain luettelo säännöllisenä työaikana tekemistään tunneista viikoittain.
Kuka vastaa työaikakirjanpidon ylläpitämisestä?
Työaikakirjanpidon ylläpitäminen on yksiselitteisesti työnantajan lakisääteinen vastuu. Käytännössä tähän osallistuvat usein esihenkilöt, jotka huolehtivat alaistensa työaikojen seurannasta ja hyväksyvät työaikamerkinnät. Työntekijöillä on puolestaan velvollisuus raportoida työaikansa asianmukaisesti työnantajan ohjeistuksen mukaisesti.
Työsuojeluviranomainen valvoo työaikakirjanpidon toteutumista ja voi tarvittaessa pyytää työnantajalta selvityksiä työaikakirjanpidosta. Valvontatehtävä kattaa sekä työaikakirjanpidon olemassaolon että sen sisällön lainmukaisuuden tarkistamisen.
Miten kauan työaikakirjanpitoa on säilytettävä?
Työaikalain 32 §:n mukaan työaikakirjanpito on säilytettävä vähintään kanneajan päättymiseen asti. Kanneaika työaikasaatavissa on pääsääntöisesti kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen on syntynyt. Työsuhteen päättyessä kanne on pantava vireille kahden vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä.
Käytännössä työnantajan on suositeltavaa säilyttää työaikakirjanpitoa vähintään kahden vuoden ajan kunkin kalenterivuoden päättymisestä. Määräaikojen rikkomisesta voi seurata oikeudellisia toimenpiteitä ja mahdollisia korvausvelvoitteita työnantajalle.
Miten työaikakirjanpito eroaa eri työaikamuodoissa?
Työaikakirjanpidon toteutus vaihtelee eri työaikamuodoissa. Liukuvassa työajassa seurataan erityisesti liukumasaldoja ja niiden plus- tai miinustuntien kertymää. Joustotyöajassa työntekijällä on suurempi vastuu raportoida tuntinsa työnantajalle.
Jaksotyössä oleellista on jakson kokonaistyöaika ja sen tasoittuminen määrätyn ajanjakson aikana. Yleistyöajassa seurataan päivittäisen ja viikoittaisen työajan toteutumista. Työaikapankki asettaa erityisiä vaatimuksia kirjanpidolle, sillä työnantajan on pidettävä kirjaa työntekijän työaikapankkiin säästämistä eristä ja niiden käytöstä. Etätyössä korostuu työntekijän oma raportointi työajoistaan.
Mitä seuraamuksia työaikakirjanpidon laiminlyönnistä voi tulla?
Työaikakirjanpidon laiminlyönnistä voi seurata työaikalain 44 § ja 45 §:n mukaisia sanktioita. Työnantaja tai tämän edustaja voidaan tuomita työaikarikkomuksesta sakkoon. Vakavammissa tapauksissa työsuojeluviranomainen voi määrätä työnantajalle rangaistuksen työaikakirjanpitorikkomuksesta.
Laiminlyönnit voivat lisäksi johtaa vahingonkorvausvelvollisuuteen työntekijälle mahdollisissa kiistatilanteissa. Ennaltaehkäisevinä toimenpiteinä työnantajan kannattaa varmistaa asianmukaisten työajanseurantajärjestelmien käyttö, huolehtia esihenkilöiden koulutuksesta ja ohjeistaa työntekijöitä työajan raportoinnissa.
Tehosta työaikakirjanpitoasi luotettavalla järjestelmällä
Työaikakirjanpidon lakisääteiset vaatimukset voivat tuntua monimutkaisilta, mutta niiden täyttämisen ei tarvitse olla hankalaa. JotWare tarjoaa yrityksille tehokkaan ja helppokäyttöisen työajanseurannan, jonka avulla työaikakirjanpidon voi tehdä tehokkaasti. Järjestelmämme avulla voit varmistaa, että työaikakirjanpitosi on aina ajan tasalla ja lain mukainen riippumatta siitä, mitä työaikamuotoa yrityksessäsi noudatetaan.
