ERP-integraatio säästää aikaa henkilöstöhallinnossa poistamalla manuaalisen tiedonsiirron järjestelmien väliltä. Kun työajanseuranta ja ERP-järjestelmä kommunikoivat automaattisesti keskenään, palkanlaskenta, kustannuspaikkakirjaukset ja henkilöstötietojen päivitys tapahtuvat ilman käsityötä. Alla käymme läpi tarkemmin, mitä integraatio käytännössä tarkoittaa ja milloin se kannattaa ottaa käyttöön.
Mitä tietoja ERP-integraatio siirtää henkilöstöhallinnon ja työajanseurannan välillä?
ERP-integraatio siirtää automaattisesti työaikatiedot, kustannuspaikkakirjaukset, poissaolot, liukumasaldot, ylityöt ja lomakirjaukset työajanseurantajärjestelmästä ERP-järjestelmään. Tiedonsiirto toimii myös toiseen suuntaan: ERP voi päivittää henkilöstörekisterin muutokset, kuten uudet työntekijät tai tehtävämuutokset, suoraan työajanseurantaan.
Käytännössä integraatio kattaa useimmiten seuraavat tietoluokat:
- Päivittäiset leimauskirjaukset ja toteutuneet työtunnit
- Lisät, kuten ilta-, yö- ja viikonloppulisät
- Poissaolot ja niiden syykoodit
- Lomasaldot ja työaikapankkiin kertyneet tunnit
- Kustannuspaikka- ja projektikohdistukset
- Henkilöstörekisterin perustiedot, kuten työsopimustyypit ja organisaatiorakenne
Tämä kaksisuuntainen tiedonkulku tarkoittaa, että tieto elää yhdessä paikassa eikä samoja tietoja tarvitse syöttää useampaan järjestelmään erikseen. Muutos yhdessä järjestelmässä heijastuu automaattisesti toiseen, mikä pitää tiedot ajantasaisina molemmissa päissä.
Kuinka paljon aikaa ERP-integraatio säästää palkanlaskennassa?
ERP-integraatio poistaa palkanlaskennan suurimman aikavarkauden: manuaalisen tietojen keräämisen, tarkistamisen ja siirtämisen järjestelmästä toiseen. Kun työaikatiedot siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan, palkanlaskija voi keskittyä poikkeusten käsittelyyn sen sijaan, että hän kopioi tunteja taulukosta toiseen.
Ajansäästö näkyy erityisesti toistuvissa rutiineissa. Ilman integraatiota palkanlaskentajakson päättyessä kerätään tiedot useasta lähteestä, tarkistetaan ne manuaalisesti ja syötetään palkanlaskentajärjestelmään. Integraation myötä tämä vaihe jää lähes kokonaan pois. Käytännön hyödyt korostuvat organisaatioissa, joissa on paljon osa-aikaisia, vuorotyöntekijöitä tai projektikohtaista laskutusta, koska juuri näissä tilanteissa manuaalinen työ kasautuu eniten.
Palkanlaskennan automaatio myös nopeuttaa palkanmaksusyklin läpimenoaikaa. Kun tieto on valmiina oikeassa muodossa oikeassa paikassa, hyväksyntäkierrokset nopeutuvat ja mahdolliset korjaustarpeet löytyvät aiemmin.
Miten ERP-integraatio vähentää virheitä henkilöstötiedoissa?
ERP-integraatio vähentää virheitä poistamalla manuaalisen tietojen syötön, joka on yleisin virheiden lähde henkilöstötiedoissa. Kun tieto siirtyy automaattisesti järjestelmästä toiseen, kirjoitusvirheet, unohtuneet päivitykset ja päällekkäiset kirjaukset vähenevät merkittävästi.
Manuaalisessa prosessissa sama tieto saatetaan syöttää useaan kertaan eri järjestelmiin. Jokainen syöttökerta on mahdollisuus virheelle. Integraatio katkaisee tämän ketjun: tieto syötetään kerran, ja se kulkee automaattisesti kaikkiin tarvittaviin järjestelmiin samassa muodossa.
Integraatio parantaa tietojen laatua myös pidemmällä aikavälillä. Kun henkilöstörekisterin muutokset, kuten uusi kustannuspaikka tai muuttunut työsopimus, päivittyvät automaattisesti myös työajanseurantaan, kirjaukset kohdistuvat aina oikein. Tämä on tärkeää erityisesti tilanteissa, joissa henkilö vaihtaa tiimiä tai projektia kesken palkkakauden.
Milloin ERP-integraatio kannattaa ottaa käyttöön?
ERP-integraatio kannattaa ottaa käyttöön silloin, kun manuaalinen tiedonsiirto järjestelmien välillä vie säännöllisesti merkittävästi työaikaa tai aiheuttaa toistuvia virheitä. Käytännössä tämä tarkoittaa useimmiten organisaatioita, joissa on useita kymmeniä tai satoja työntekijöitä, monimutkainen palkkausjärjestelmä tai tarve kohdistaa työtunnit projekteille ja kustannuspaikoille.
Hyviä ajankohtia integraation käyttöönotolle ovat:
- Organisaatio ottaa käyttöön uuden ERP-järjestelmän tai uusii nykyisen
- Palkanlaskenta vie joka kausi kohtuuttomasti aikaa tietojen keräämiseen
- Henkilöstömäärä kasvaa niin, että manuaalinen prosessi ei enää skaalaudu
- Virheitä palkanlaskennassa esiintyy toistuvasti ja niiden jäljittäminen on työlästä
- Organisaatio haluaa kehittää HR-prosessejaan ja vapauttaa henkilöstöhallinnon kapasiteettia strategisempaan työhön
Integraation käyttöönotto ei vaadi täydellistä tilannetta. Tärkeintä on, että sekä työajanseuranta- että ERP-järjestelmä tukevat integraatiota ja että prosessit on kuvattu selkeästi ennen teknistä toteutusta.
Mitä ERP-järjestelmiin työajanseuranta voidaan integroida?
Työajanseuranta voidaan integroida useimpiin yleisiin ERP-järjestelmiin, kuten SAP:iin, Microsoft Dynamicsiin, Vismaan, Procountoriin, Netvisoriin ja Mepcoon. Integraation laajuus ja toteutustapa vaihtelevat järjestelmien välillä, mutta nykyaikaiset työajanseurantaratkaisut tukevat yleensä sekä valmiita rajapintoja että räätälöityjä integraatioita.
Integraatiotavat voidaan jakaa karkeasti kahteen kategoriaan:
- Valmiit rajapinnat (API-integraatiot): Nopein ja ylläpidoltaan helpoin tapa. Toimii parhaiten, kun molemmat järjestelmät tukevat standardoituja rajapintoja.
- Tiedostopohjaiset integraatiot: Tiedonsiirto tapahtuu sovitussa tiedostomuodossa, kuten CSV tai XML. Sopii tilanteisiin, joissa suoraa API-yhteyttä ei ole saatavilla.
Valittaessa integraatiotapaa kannattaa selvittää, mitä tietomuotoja ja rajapintoja nykyinen ERP-järjestelmä tukee. Hyvä työajanseurantakumppani auttaa tässä selvityksessä ja suunnittelee integraation niin, että se sopii juuri teidän järjestelmäympäristöönne.
Työaikalain mukaiset kirjaukset automaattisesti – JotBar-työajanseurannalla
JotBar-työajanseuranta on suunniteltu toimimaan saumattomasti yhdessä organisaatiosi muiden järjestelmien kanssa. Järjestelmä rekisteröi henkilöstön päivittäiset työajat reaaliajassa ja kohdistaa tunnit automaattisesti oikeille kustannuspaikoille, osastoille ja projekteille.
Työntekijän tarvitsee vain leimata. Järjestelmä erittelee automaattisesti työaikalain (872/2019) edellyttämät tiedot, kuten:
- Lisät ja liukumat – liukuva työaika on mahdollista toteuttaa lain 12 §:n mukaisesti enintään neljän tunnin liukumarajalla
- Poissaolot ja lomasaldokertymät
- Työaikapankkiin kertyneet tunnit – lain 14 §:n mukaan kokonaiskertymä ei saa ylittää kuuden kuukauden työaikaa vastaavaa määrää
- Ylityöt ja tuntityöt – ylityön teettäminen edellyttää lain 17 §:n mukaisesti työntekijän suostumusta kutakin kertaa varten erikseen
Esimiehille tarkoitettu käyttöliittymä näyttää alaisten viikoittaiset työajat yhdellä silmäyksellä, ja poikkeamat erottuvat selkeästi. Järjestelmä tukee myös työaikalain 18 §:n mukaisen enimmäistyöajan – keskimäärin 48 tuntia viikossa neljän kuukauden ajanjakson aikana – seurantaa automaattisesti. Tämä tekee palkanlaskentajakson läpikäynnistä nopeaa ja vaivatonta.
Haluatko selvittää, miten työajanseurannan ERP-integraatio sopii juuri teidän ympäristöönne? Ota yhteyttä ja kerromme lisää.
Tarkista aina kaikki lakiin viittaavat asiat voimassa olevasta lainsäädännöstä.