Epäsäännölliset työajat tuovat merkittäviä haasteita niin työntekijöille kuin työnantajille. Vaihtelevat työvuorot, keikkaluontoinen työ tai projektikohtainen työskentely vaikeuttavat työaikakirjausten hallintaa ja seurantaa. Yrityksille tämä tarkoittaa haasteita palkanmaksussa, työvuorosuunnittelussa ja resurssien tehokkaassa kohdentamisessa.
Epätarkat työaikakirjaukset voivat johtaa ylitöiden virheelliseen korvaamiseen, mikä puolestaan aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia tai työntekijöiden tyytymättömyyttä. Lisäksi puutteellinen työajanseuranta voi johtaa työaikalain rikkomuksiin ja mahdollisiin sanktioihin. Siksi tarkka työaikakirjanpito on sekä taloudellinen että juridinen välttämättömyys jokaiselle vastuulliselle yritykselle.
Mitä työaikalaki sanoo epäsäännöllisestä työajasta?
Suomen työaikalaki velvoittaa työnantajat seuraamaan työntekijöiden työaikaa riippumatta siitä, onko kyseessä säännöllinen vai epäsäännöllinen työaika. Työaikalain mukaan työnantajan on pidettävä kirjaa jokaisesta työntekijästä tehdyistä työtunneista ja niistä suoritetuista korvauksista.
Epäsäännöllisessä työssä erityisesti korostuvat lepoaikasäännökset ja työajan tasoittumisjärjestelmät. Työaika voidaan järjestää lain mukaan keskimääräisenä, jolloin viikkotyöaika tasoittuu sovitun jakson aikana enintään 40 tuntiin viikossa. Työntekijällä on myös oikeus saada selkeä selvitys siitä, miten hänen työaikansa määräytyy ja miten sitä seurataan.
Työnantajalla on velvollisuus säilyttää työaikakirjanpitoa vähintään kahden vuoden ajan kunkin tilikauden päättymisestä. Tämä koskee myös epäsäännöllistä työaikaa tekeviä työntekijöitä.
Miten työntekijät voivat helposti kirjata epäsäännölliset työtunnit?
Epäsäännöllisten työtuntien kirjaaminen onnistuu tehokkaimmin nykyaikaisilla mobiilisovelluksilla, jotka mahdollistavat työajan leimaamisen missä ja milloin tahansa. Työntekijän kannattaa omaksua seuraavat käytännöt:
- Tee työaikakirjaukset heti työsuorituksen yhteydessä, älä jälkikäteen
- Käytä mobiilisovellusta, joka toimii myös offline-tilassa
- Ota tavaksi kirjata myös lyhyet työsuoritteet
- Hyödynnä muistutustoimintoja, jotka hälyttävät kirjausten tekemisestä
- Pidä päivittäistä tai viikoittaista lokia työajoista varmuuskopiona
Miten työnantaja voi varmistaa työaikakirjausten oikeellisuuden?
Työnantajan vastuulla on tarjota toimiva työajanseurantajärjestelmä, joka sopii epäsäännölliseen työhön. Työaikakirjausten oikeellisuuden varmistamiseksi kannattaa:
- Ottaa käyttöön sähköinen järjestelmä, joka mahdollistaa reaaliaikaisen seurannan
- Kouluttaa työntekijät perusteellisesti järjestelmän käyttöön
- Luoda selkeät ohjeistukset erilaisiin työaikatilanteisiin
- Automatisoida mahdollisimman suuri osa työaikakirjauksista
- Tarkistaa kirjaukset säännöllisesti ja puuttua ristiriitaisuuksiin nopeasti
JotBar-työajanseurantajärjestelmä tarjoaa monipuoliset työkalut epäsäännöllisen työajan hallintaan, mukaan lukien mobiilikirjaukset ja automaattiset raportit. Järjestelmä helpottaa sekä esihenkilöiden työtä että työntekijöiden kirjausten tekemistä, mikä parantaa tarkkuutta ja säästää aikaa.
Työajanseurannan tehostaminen – keskeiset toimenpiteet
Epäsäännöllisen työajan kirjaamisen tehostamiseksi yritysten kannattaa panostaa seuraaviin toimenpiteisiin:
- Investoi moderniin työaikajärjestelmään, joka tukee joustavaa työskentelyä
- Varmista, että työajanseurantasovellus toimii kaikilla laitteilla
- Automatisoi palkanmaksuun liittyvien tietojen siirto työajanseurannasta
- Luo kulttuurimuutos, jossa täsmällinen työajan kirjaaminen nähdään kaikkien etuna
- Seuraa säännöllisesti järjestelmän toimivuutta ja kerää palautetta käyttäjiltä
Integroitu järjestelmä, joka yhdistää työajanseurannan, työvuorosuunnittelun ja palkanmaksun prosessit, vähentää merkittävästi hallinnollista työtä. Parhaimmillaan tehokas työajanseuranta parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä, kun palkanmaksu on oikea-aikaista ja virheetöntä, sekä tekee johtamisesta dataan perustuvaa.
Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja löydä toimiva ratkaisu epäsäännöllisen työaikasi seurantaan.
