Poissaolojen ja työaikakirjausten seuranta on keskeinen osa toimivaa henkilöstöhallintoa. Suomen työaikalaki edellyttää, että työnantaja kirjaa työntekijöiden työtunnit ja pitää kirjaa myös poissaoloista. Kyseessä ei siis ole pelkästään hyvä käytäntö vaan lakisääteinen velvoite.
Lainsäädännöllisten vaatimusten lisäksi tarkka työajanseuranta tarjoaa yritykselle merkittäviä hyötyjä. Se auttaa varmistamaan, että palkanmaksu tapahtuu oikein ja työntekijät saavat heille kuuluvat edut ja korvaukset. Kun poissaoloja seurataan systemaattisesti, yritys pystyy myös paremmin analysoimaan henkilöstöresurssien käyttöä ja suunnittelemaan toimintaansa tehokkaammin.
Työajanseuranta luo myös läpinäkyvyyttä ja oikeudenmukaisuutta työpaikalle. Kun kaikki poissaolot kirjataan samalla tavalla, työntekijät voivat luottaa siihen, että käytännöt ovat yhdenmukaisia ja tasapuolisia.
Mitkä poissaolot on pakko merkitä työajanseurantajärjestelmään?
Työajanseurantaan tulee merkitä kaikki työaikaan vaikuttavat poissaolot, riippumatta niiden syystä tai kestosta. Näitä ovat:
- Sairauspoissaolot (sekä lyhyet että pitkät)
- Vuosilomat ja muut vapaat
- Perhevapaat (äitiys-, isyys-, vanhempain- ja hoitovapaat)
- Opintovapaat ja koulutukset
- Etätyöpäivät (vaikka työntekijä tekeekin työtä, sijainti on merkittävä)
- Työmatkat ja komennukset
- Palkattomat vapaat
Työnantajalla on työaikalain mukaan velvollisuus säilyttää työaikojen ja poissaolojen kirjanpito vähintään kanneajan päättymiseen asti, joka voi käytännössä tarkoittaa jopa kuutta vuotta. Tämä koskee myös osa-aikaisia ja määräaikaisia työntekijöitä. Erityisen tärkeää on sairauspoissaolojen huolellinen kirjaaminen, sillä ne vaikuttavat sekä palkanmaksuun että Kelan korvauksiin.
Miten poissaolojen kirjaaminen kannattaa toteuttaa käytännössä?
Automatisoitu työajanseuranta on tehokkain tapa hallita poissaoloja. Manuaaliset menetelmät, kuten Excel-taulukot tai paperiset lomakkeet, ovat työläitä ja alttiita virheille. Nykyaikaiset digitaaliset järjestelmät, kuten JotBarin työajanseurantaratkaisut, mahdollistavat poissaolojen helpon kirjaamisen, hyväksymisen ja raportoinnin.
Käytännön toteutuksessa on tärkeää määritellä selkeät prosessit ja vastuut:
- Työntekijä ilmoittaa poissaolosta esimiehelle sovitulla tavalla
- Esimies hyväksyy poissaolon järjestelmässä
- Tieto siirtyy automaattisesti palkkahallintoon
- Järjestelmä tuottaa tarvittavat raportit
Työntekijöillä tulisi olla pääsy näkemään omat poissaolotietonsa, mikä lisää läpinäkyvyyttä ja vähentää epäselvyyksiä. Mobiilisovellukset helpottavat ilmoitusten tekemistä ja takaavat, että tieto kulkee reaaliajassa.
Mitä hyötyjä kattavasta poissaolojen seurannasta on yritykselle?
Huolellinen poissaolojen seuranta tuo yritykselle konkreettisia liiketoimintahyötyjä. Kun kaikki poissaolot kirjataan järjestelmällisesti, yritys pystyy:
- Optimoimaan henkilöstöresurssien käyttöä ja suunnittelemaan työvuorot tehokkaasti
- Hallitsemaan paremmin henkilöstökuluja ja budjettia
- Tunnistamaan mahdolliset työhyvinvointiin liittyvät ongelmat ajoissa
- Varmistamaan lainmukaisen dokumentoinnin ja välttämään sanktiot
- Automatisoimaan palkanmaksuun liittyviä prosesseja
- Parantamaan tiedon läpinäkyvyyttä koko organisaatiossa
Systemaattinen poissaolojen seuranta auttaa myös tunnistamaan toistuvat poissaolot, jotka voivat olla merkki esimerkiksi työuupumuksesta tai työyhteisön ongelmista. Tämä mahdollistaa ennaltaehkäisevien toimenpiteiden toteuttamisen ja pitkällä aikavälillä sairauspoissaolojen vähenemisen.
Ota yhteyttä meihin, niin kerromme lisää, miten voit tehostaa työajanseurantaa ja poissaolojen hallintaa organisaatiossasi.