Suomen työaikalain mukaan työaikakirjanpidosta vastaa aina työnantaja. Tämä lakisääteinen velvollisuus perustuu työaikalain 32 §:ään, joka velvoittaa työnantajan kirjaamaan kaikki tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijäkohtaisesti. Velvollisuutta ei voi siirtää työntekijälle tai ulkoistaa kolmannelle osapuolelle, vaikka käytännön toteutuksessa voidaankin hyödyntää erilaisia järjestelmiä. Työaikakirjanpidon asianmukainen ylläpito on tärkeä osa työnantajan lakisääteisiä velvollisuuksia.
Työnantaja voi organisaatiossa delegoida käytännön työaikakirjanpidon toteuttamisen esimerkiksi esimiehille, HR-osastolle tai palkanlaskentaan, mutta juridinen vastuu säilyy aina työnantajalla. Työsuojeluviranomaiset valvovat työaikakirjanpidon noudattamista, ja työnantajan on pyydettäessä esitettävä työaikakirjanpito viranomaisille.
Mitä tietoja työaikakirjanpitoon tulee merkitä?
Työaikalain 32 §:n mukaan työaikakirjanpitoon on merkittävä joko säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset, tai vaihtoehtoisesti kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korotusosat. Työnantajan on valittava jompikumpi kirjaamistapa.
Jos työntekijän kanssa on tehty erilliskorvaussopimus (38 § mukainen), työaikakirjanpitoon on merkittävä arvioitu lisä-, yli- ja sunnuntaityön määrä kuukaudessa. Kirjanpidosta tulee ilmetä työaikojen lisäksi myös maksetut korvaukset tai annetut vapaat. Asianmukainen työaikakirjanpito on tärkeä sekä työntekijän oikeusturvan että työnantajan velvollisuuksien näkökulmasta.
Kuinka kauan työaikakirjanpitoa on säilytettävä?
Työaikalaki määrää, että työnantajan on säilytettävä työaikakirjanpito vähintään työaikalain 40 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen asti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että työaikakirjanpitoa on säilytettävä vähintään kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen on syntynyt.
Työntekijällä on oikeus saada pyynnöstä kirjallinen selvitys työaikakirjanpidon ja työvuoroluetteloiden häntä koskevista merkinnöistä. Lisäksi työnantajalla on velvollisuus toimittaa työsuojeluviranomaiselle jäljennös työaikakirjanpidosta, jos sitä pyydetään. Sama koskee myös työntekijöiden edustajia, kuten luottamusmiehiä, jotka voivat pyytää nähtäväksi edustamiensa työntekijöiden työaikakirjanpitoa koskevia tietoja.
Mitä seuraamuksia työaikakirjanpidon laiminlyönnistä voi tulla?
Työaikakirjanpidon laiminlyönnistä voi seurata merkittäviä sanktioita. Työaikalain 45 §:n mukaan työaikakirjanpitoa koskevasta laiminlyönnistä tai väärinkäytöksestä voidaan tuomita rangaistus rikoslain 47 luvun 2 §:n mukaisesti. Työsuojeluviranomaiset valvovat työaikalain noudattamista ja voivat tehdä tarkastuksia työpaikoille.
Rangaistukset työaikarikkomuksista vaihtelevat huomautuksista ja kehotuksista sakkoihin. Törkeissä tapauksissa tai toistuvissa rikkomuksissa seuraamukset voivat olla ankarampia. Lisäksi puutteellinen työaikakirjanpito voi aiheuttaa näyttöongelmia mahdollisissa riitatilanteissa työnantajan ja työntekijän välillä, mikä voi johtaa ylimääräisiin kustannuksiin tai korvausvelvollisuuksiin.
Miten joustotyöaikaa tai työaikapankkia käyttävien työaikaa kirjataan?
Joustotyöaikaa noudattavien työntekijöiden kohdalla työaikalain 32 §:n 2 momentti määrää, että työntekijän on itse toimitettava työnantajalle luettelo säännöllisen työajan tunneista palkanmaksukausittain. Luettelosta tulee ilmetä viikoittainen työaika ja viikkolepo. Työnantajan velvollisuus on kirjata nämä työntekijän ilmoittamat tiedot työaikakirjanpitoon.
Työaikapankkia käytettäessä työnantajan on pidettävä työntekijäkohtaista kirjaa työaikapankkiin säästettyjen erien määrästä ja käyttämisestä. Työaikalain 14 §:n mukaan työnantajalla on velvollisuus kirjata työntekijän työaikapankkiin säästämät erät sekä työaikapankkiin siirrettyjen erien pitäminen vapaana. Tämä kirjanpito on oleellinen osa työaikakirjanpitoa ja siihen sovelletaan samoja säilytysaikoja kuin muuhunkin työaikakirjanpitoon.
Haluatko varmistaa, että yrityksesi hoitaa työaikakirjanpidon vaivattomasti? JotBar tarjoaa modernin ja tehokkaan työajanseurannan, joka auttaa täyttämään lain asettamat vaatimukset ja samalla tehostaa työajanhallintaa. Helppokäyttöinen järjestelmämme huolehtii työaikakirjanpidon yksityiskohdista puolestasi, jolloin voit keskittyä liiketoimintasi pyörittämiseen. Ota yhteyttä JotBariin jo tänään ja varmista, että työaikakirjanpitosi on kunnossa!
