Työaikakirjanpito on työnantajan lakisääteinen velvollisuus, joka tulee toteuttaa työaikalain (872/2019) mukaisesti. Asianmukaiseen työaikakirjanpitoon tulee sisällyttää työntekijöiden säännölliset ja tehdyt työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä maksetut korvaukset. Tarkka ja ajantasainen työaikakirjanpito tukee sekä työnantajan että työntekijöiden oikeusturvaa ja mahdollistaa työaikakorvausten oikean maksun ja työaikaseurannan.
Mitkä ovat työnantajan työaikakirjanpitovelvollisuudet?
Työnantajalla on työaikalain 32 §:n mukaan velvollisuus kirjata tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Tämä velvoite koskee kaikkia työnantajia toimialasta tai yrityksen koosta riippumatta. Työaikakirjanpidon keskeinen tarkoitus on varmistaa, että työntekijöille maksetaan oikeat korvaukset tehdystä työstä ja että työaikasäädöksiä noudatetaan.
Käytännössä työaikakirjanpitovelvollisuus tarkoittaa systemaattista järjestelmää, jolla työnantaja seuraa työntekijöiden työaikoja. Nykyaikaiset digitaaliset työajanseurantajärjestelmät, kuten tarjoamamme JotBar-ratkaisut, automatisoivat tämän prosessin ja varmistavat kirjanpidon virheettömyyden ja ajantasaisuuden.
Mitä tietoja työaikakirjanpitoon on merkittävä?
Työaikakirjanpidossa on oltava seuraavat tiedot selkeästi merkittynä jokaisen työntekijän osalta:
- Säännöllisen työajan tunnit
- Lisätyötunnit (säännöllisen työajan ylittävä työ, joka ei ole vielä ylityötä)
- Ylityötunnit (vuorokautiset ja viikoittaiset ylityöt eriteltynä)
- Hätätyötunnit
- Sunnuntaityötunnit ja muut työaikalain mukaiset korotetut tunnit
- Kaikista edellä mainituista maksetut korvaukset
On tärkeää, että kirjanpidossa erotellaan eri työaikatyypit, sillä niihin liittyy erilaisia korvauksia ja rajoituksia. Esimerkiksi ylityön määrää rajoitetaan lailla, joten sen seuranta on erityisen tärkeää sekä työntekijän jaksamisen että lainmukaisuuden kannalta.
Miten työaikakirjanpito eroaa joustotyöaikaa tai työaikapankkia käytettäessä?
Joustotyöaikaa tai työaikapankkia käytettäessä työaikakirjanpitoon liittyy erityisvaatimuksia. Joustotyöajassa työntekijällä on vapaus päättää työajasta tietyissä rajoissa, mikä vaikuttaa kirjauskäytäntöihin.
Työaikalain 32 §:n mukaan joustotyöaikaa käytettäessä työntekijä on velvollinen ilmoittamaan työnantajalle työhön käyttämänsä tunnit viikoittain. Työnantajan on puolestaan kirjattava nämä ilmoitetut tunnit työaikakirjanpitoon ilman muutoksia. Työaikapankin osalta työnantajan on pidettävä kirjaa työaikapankkiin säästetystä työajasta sekä vapaa-ajaksi muutettujen etuuksien määrästä ja käytöstä.
Kuinka kauan työaikakirjanpitoa on säilytettävä?
Työaikakirjanpitoa on säilytettävä vähintään kanneajan päättymiseen asti. Käytännössä tämä tarkoittaa työaikalain mukaisen saatavan vanhentumisaikaa, joka on kaksi vuotta siitä, kun oikeus palkkaan tai muuhun korvaukseen on syntynyt.
Säilytysaika voi kuitenkin vaihdella riippuen työsuhteen luonteesta ja muista työaikalain määräyksistä. Esimerkiksi työaikapankin tietoja on säilytettävä vähintään niin kauan kuin työaikapankki on käytössä. Suosittelemme varmuuden vuoksi säilyttämään työaikakirjanpitoa vähintään viiden vuoden ajan.
Mitä seurauksia puutteellisesta työaikakirjanpidosta voi tulla?
Puutteellinen työaikakirjanpito voi johtaa merkittäviin seurauksiin työnantajalle. Työaikalain rikkominen on rangaistava teko, ja työaikakirjanpitorikkomuksesta voidaan tuomita sakkorangaistukseen. Lisäksi työsuojeluviranomaiset valvovat työaikakirjanpidon toteutumista ja voivat tehdä tarkastuksia yrityksiin.
Puutteellinen kirjanpito heikentää myös työnantajan oikeusturvaa mahdollisissa riitatilanteissa. Jos työntekijä vaatii korvauksia esimerkiksi maksamattomista ylitöistä eikä työnantajalla ole esittää luotettavaa kirjanpitoa tehdyistä tunneista, arvio tehdään usein työntekijän eduksi. Asianmukainen ja automaattinen työajanseurantajärjestelmä on tehokas tapa välttää nämä riskit.
Työaikakirjanpito on muutakin kuin lakisääteinen velvollisuus – se on työkalu tehokkaaseen työajan hallintaan. Se tarjoaa arvokasta tietoa yrityksen toimintojen kehittämiseen ja tehostamiseen. Jotbar tarjoaa yrityksille modernin ja tehokkaan työajanseurantajärjestelmän, jonka avulla työaikakirjanpito hoituu vaivattomasti ja lain vaatimukset täyttäen. Oikeanlaisella työajanseurannan ratkaisulla varmistetaan sekä lainmukaisuus että liiketoiminnan sujuvuus. Jos etsit yrityksellesi tehokasta ratkaisua työajanseurantaan, ota yhteyttä ja keskustellaan tarkemmin tarpeistasi!
