Työaikakirjanpito on laissa määritelty velvoite, joka koskee kaikkia työnantajia. Työaikalain (872/2019) mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijäkohtaisesti. Kyseessä on lakisääteinen dokumentaatio, jonka avulla varmistetaan työaikojen asianmukainen noudattaminen.
Työaikakirjanpidon tarkoituksena on varmistaa, että työntekijöille maksetaan oikein kaikista tehdyistä työtunneista ja mahdollisista lisä-, yli- ja sunnuntaitöistä. Se toimii myös todistusaineistona mahdollisissa riitatilanteissa ja auttaa työsuojeluviranomaisia valvontatyössä. Systemaattinen työajan seuranta mahdollistaa myös työprosessien tehostamisen ja henkilöstöresurssien optimaalisen käytön.
Kuka on vastuussa työaikakirjanpidon ylläpitämisestä?
Työaikakirjanpidon ylläpitäminen on yksiselitteisesti työnantajan vastuulla. Työaikalaki asettaa tämän velvollisuuden suoraan työnantajalle, eikä sitä voi delegoida työntekijöille. Työnantajan velvollisuutena on huolehtia, että järjestelmät ja menettelyt ovat asianmukaisia ja että kirjanpito on ajantasainen.
Käytännössä työaikakirjanpidon toteutus voi vaihdella yrityksittäin. Pienissä yrityksissä vastuu voi olla suoraan johdolla tai hallinnolla, kun taas suuremmissa organisaatioissa vastuu voidaan jakaa HR-osastolle tai esimiehille. Vaikka käytännön toteutus voidaan järjestää monin tavoin, juridinen vastuu säilyy aina työnantajalla. Modernit työajanseurantajärjestelmät helpottavat tämän velvollisuuden täyttämistä merkittävästi. Tähän tarpeeseen Jotbar tarjoaa yrityksille tehokkaan ja modernin työajanseurantajärjestelmän, jonka avulla lakisääteinen työaikakirjanpito hoituu vaivattomasti ja luotettavasti.
Mitä tietoja työaikakirjanpidossa tulee säilyttää?
Työaikakirjanpitoon tulee sisällyttää kattavasti tiedot työntekijöiden tekemistä työtunneista ja niistä maksetuista korvauksista. Työaikalain mukaan kirjanpitoon on merkittävä säännöllisen työajan tunnit, lisätyötunnit, ylityötunnit, hätätyötunnit sekä sunnuntaina tai kansallisena juhlapäivänä tehdyt työtunnit.
Lisäksi on kirjattava kaikista edellä mainituista töistä maksetut korvaukset ja niiden määräytymisperusteet. Työaikakirjanpito voi olla osa palkkakirjanpitoa, mutta se on pystyttävä esittämään erillisenä kokonaisuutena tarvittaessa. Työaikakirjanpidon tietojen tulee olla työntekijäkohtaisia ja riittävän yksityiskohtaisia, jotta niistä voidaan todentaa työaikalain noudattaminen.
Kuinka kauan työaikakirjanpitoa on säilytettävä?
Työaikakirjanpitoa on säilytettävä vähintään työaikalain mukaisen kanneajan päättymiseen saakka. Käytännössä tämä tarkoittaa työaikalaissa määriteltyä kahden vuoden säilytysaikaa, joka alkaa sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin oikeus korvaukseen on syntynyt.
Kanneaika on aika, jonka kuluessa työntekijän on nostettava mahdollinen kanne työaikalain mukaisten korvausten saamiseksi. Erityistapauksissa, kuten tahallisissa tai törkeän huolimattomissa työaikarikkomuksissa, kanneaika voi olla pidempi. Monissa organisaatioissa työaikakirjanpitoa säilytetään kuitenkin varmuuden vuoksi pidempään kuin minimivaatimus edellyttää.
Miten työntekijä voi tarkastella työaikakirjanpitoa?
Työntekijällä on oikeus saada pyydettäessä kirjallinen selvitys työaikakirjanpidon ja työvuoroluetteloiden häntä koskevista merkinnöistä. Tämä oikeus on kirjattu työaikalakiin, ja se on tärkeä osa työntekijän oikeusturvaa.
Työnantajan on annettava tiedot viipymättä työntekijän niitä pyytäessä. Käytännössä työntekijä voi pyytää tietoja esimerkiksi ennen lomaa, työsuhteen päättyessä tai jos epäilee virheitä palkanmaksussa. Nykyaikaiset digitaaliset työajanseurantajärjestelmät mahdollistavat usein sen, että työntekijä pääsee näkemään omat työaikatietonsa reaaliajassa, mikä lisää prosessin läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta.
Kuka valvoo työaikakirjanpidon noudattamista?
Työaikakirjanpidon noudattamista valvovat työsuojeluviranomaiset osana laajempaa työaikalain valvontaa. Työsuojeluviranomaisilla on oikeus saada nähtäväkseen työaikakirjanpito ja muut siihen liittyvät asiakirjat sekä saada niistä jäljennöksiä.
Valvontaa toteutetaan sekä säännöllisten tarkastusten että ilmoitusten perusteella. Jos työpaikalla havaitaan puutteita työaikakirjanpidossa, työsuojeluviranomainen voi antaa ohjeita, kehotuksia tai määräyksiä tilanteen korjaamiseksi. Vakavimmissa tapauksissa työaikakirjanpidon laiminlyönti voi johtaa työaikasuojelurikkomuksesta rankaisemiseen. Asianmukaisen työajanseurantajärjestelmän käyttäminen auttaa merkittävästi lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä ja helpottaa myös valvontaviranomaisten työtä.
Toimiva työaikakirjanpito on sekä työnantajan että työntekijän etu. Se selkeyttää työaikakäytäntöjä, varmistaa oikeudenmukaisen palkanmaksun ja auttaa kehittämään työprosesseja. Työnantajana kannattaa panostaa luotettavaan työajanseurantaan, joka täyttää lain vaatimukset ja toimii samalla tehokkaana johtamisen työkaluna. Nykyaikaiset, älykkäät työajanseurantaratkaisut tekevät työaikakirjanpidon ylläpitämisestä vaivatonta ja tarkkaa. Jotbarin tarjoama moderni työajanseurantajärjestelmä on suunniteltu vastaamaan juuri näihin tarpeisiin, tarjoten yrityksille luotettavan ja helppokäyttöisen ratkaisun lakisääteisen työajanseurannan toteuttamiseen.
Jos etsit yrityksellesi tehokasta työajanseurantaa, ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja keskustellaan tarpeistanne!
