Työaikakirjanpito on lakisääteinen järjestelmä, jolla työnantaja seuraa ja dokumentoi työntekijöidensä työaikaa. Työaikalain 32 § velvoittaa jokaisen työnantajan pitämään kirjaa työntekijöiden tekemistä työtunneista ja niistä suoritetuista korvauksista. Tämä velvollisuus koskee kaikkia työnantajia toimialasta riippumatta.
Työaikakirjanpidon tarkoitus on turvata sekä työntekijän että työnantajan oikeudet. Se auttaa varmistamaan, että työntekijä saa oikean korvauksen tekemästään työstä ja että työnantaja noudattaa työaikasäännöksiä. Asianmukaisesti toteutettu työaikakirjanpito on myös tärkeä työkalu työsuojeluviranomaisten valvontatyössä.
Mitä tietoja työaikakirjanpitoon tulee merkitä?
Työaikakirjanpidossa dokumentoit kaikki työntekijän tekemät työtunnit työntekijäkohtaisesti, mukaan lukien säännöllinen työaika, lisä- ja ylityötunnit sekä niistä maksetut korvaukset. Työaikalaki vaatii, että kirjanpidosta käy selkeästi ilmi myös sunnuntaityö ja siitä maksetut korotetut palkat sekä mahdollinen hätätyö.
Miten kauan työaikakirjanpitoa tulee säilyttää?
Säilytät työaikakirjanpitoa vähintään työaikalain mukaisen kanneajan päättymiseen asti. Käytännössä tämä tarkoittaa vähintään kahden vuoden säilytysaikaa, mutta monissa tapauksissa kannattaa säilyttää tietoja pidempään.
Säilytysaika on tärkeä, sillä se liittyy suoraan työsuhteen kannekelpoisuuteen. Jos työntekijä kokee saaneensa virheellisiä korvauksia työajastaan, hän voi nostaa kanteen kahden vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin oikeus korvaukseen on syntynyt. Asianmukainen dokumentaatio suojaa molempia osapuolia mahdollisissa riitatilanteissa.
Miten työaikakirjanpito toteutetaan käytännössä?
Voit toteuttaa työaikakirjanpidon useilla tavoilla, mutta nykyään sähköiset järjestelmät korvaavat perinteisiä manuaalisia menetelmiä. Yleisimpiä toteutustapoja ovat:
- Manuaaliset kirjaukset (paperiset tuntilaput, Excel-taulukot)
- Kellokorttijärjestelmät ja leimauspäätteet
- Nykyaikaiset työajanseurantaohjelmistot, jotka automatisoivat prosessin
- Mobiilisovellukset, joilla työaika voidaan kirjata ajasta ja paikasta riippumatta
Luotettavan työaikakirjanpidon varmistamiseksi järjestelmän tulee olla helppokäyttöinen ja tarkka. Sen tulee myös olla läpinäkyvä ja mahdollistaa tietojen helppo tarkastelu. Modernit järjestelmät automatisoivat kirjaukset ja vähentävät virheitä huomattavasti.
Kenellä on oikeus nähdä työaikakirjanpito?
Työaikakirjanpito sisältää luottamuksellista tietoa, mutta tietyillä tahoilla on lakisääteinen oikeus saada siitä tietoja. Työsuojeluviranomaisilla on valvontatehtävänsä vuoksi laaja oikeus tarkastella työaikakirjanpitoa. Lisäksi työntekijällä on oikeus saada pyydettäessä tiedot omista työaikamerkinnöistään.
Myös luottamusmiehellä ja työsuojeluvaltuutetulla on oikeus nähdä edustamansa työntekijän työaikakirjanpito tämän suostumuksella. Muiden työntekijöiden tietoja ei saa luovuttaa ilman asianmukaista perustetta. Tasapainottelu tiedonsaantioikeuden ja yksityisyyden suojan välillä on tärkeää.
Mitä seuraa työaikakirjanpidon laiminlyönnistä?
Työaikakirjanpidon laiminlyönti on työaikalakirikkomus, josta voi seurata vakavia sanktioita. Työsuojeluviranomaiset valvovat työaikakirjanpidon noudattamista ja voivat suorittaa tarkastuksia työpaikoille. Laiminlyönnistä voi seurata:
- Huomautuksia ja kehotuksia korjata tilanne
- Velvoittavia päätöksiä määräaikoineen
- Sakkorangaistus työaikarikkomuksesta
- Vaikeissa tapauksissa jopa rikosoikeudellinen vastuu
Laiminlyönti voi myös johtaa näyttöongelmiin riitatilanteissa – jos työaikakirjanpitoa ei ole asianmukaisesti pidetty, näyttötaakka kääntyy työnantajalle. Tämä voi johtaa merkittäviin taloudellisiin menetyksiin maksamattomien korvausten ja oikeudenkäyntikulujen muodossa.
Jotbar – moderni työajanseurantaratkaisu yrityksille
Jotbar tarjoaa yrityksille tehokkaan ja modernin työajanseurantajärjestelmän, joka helpottaa lainsäädännön velvoitteiden täyttämistä ja tehostaa henkilöstöhallintoa. Järjestelmämme automatisoi työaikakirjanpidon prosessit ja vähentää hallinnollista taakkaa merkittävästi.
Jotbarin työajanseurantajärjestelmä sisältää:
- Automaattisen työaikaseurannan mobiilisovelluksella
- Reaaliaikaisen raportoinnin ja analytiikan
- Lakisääteisten säilytysaikojen automaattisen hallinnan
- Integraatiot palkanlaskentajärjestelmiin
- Monipuoliset käyttöoikeushallinta- ja tietosuoja-ominaisuudet
Autamme yrityksiäsi varmistamaan, että työaikakirjanpito täyttää kaikki lakisääteiset vaatimukset ja toimii saumattomasti osana päivittäistä toimintaa. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja kuule, miten voimme tehostaa yrityksesi työaikakirjanpitoa.
Tarkista aina kaikki lakiin viittaavat asiat voimassaolevasta lainsäädännöstä.