JotBar Solutions Application Privacy policy

Owner

Jotbar Solutions Oy
Hyttipojankuja 2
02780 Espoo
Finland

Business ID: 2234815-5
Tel.: +358 75 7530 350
Email: info@jotbar.fi

Purpose

The purpose of the this application is to facilitate working time tracking enterprise resource planning and access control for companies by recording daily working hours of employees and allocating those working hours to cost centers, projects and tasks.

Types of information collected

This application solely collects personal data which is required for the purpose of this application.

In essence, such personal data includes the name of a user’s employer as well as personal data that is required for identifying a user, including a user’s name, email address, address, postal code and city, and telephone number as well as RFID or NFD tag identification.

In addition to the above, this application collects information on a user’s working time, including date, time, durance, and task or project to which such working time is related as well as working place entry and departure times based on the user’s in and out entries.

In addition to personal data and working time information, this application may collect usage data, which means information on how a user uses this application.

Further, details of a user’s interactions with customer service, such as the date, time and reason for contacting customer service, transcripts of any chat conversations, and if customer services is contacted by phone, phone number and call recording, is collected.

The collected information may be freely inserted by a user or collected automatically when this application is used.

Use of collected information

Personal data and working time information is used solely for the purpose of this application.

Usage data is used solely for further development and enhancement of this application and to improve our services offered to users.

We may further use collected information for provision of customer service.

Places

Personal data and working time information of users is stored at the headquarter of a user’s employer or at another location designated by such employer. Usage data and customer service information is processed and stored at the headquarters of the owner or at another location designated by the owner.

Conservation time

Personal data is kept for the time necessary to perform the service requested by a user or its employer. Collected working time as well as access and departure time information will be kept for a term of twelve (12) months, unless a user’s employer’s policies require the information to be kept for a shorter or longer period of time.

Protection of collected information

The owner undertakes sufficient technological and organizational measures for protecting collected information.

System logs

For operation and maintenance purposes, this application and any third party services it uses may collect system logs, i.e. files that record interaction – including navigation. They may also contain personal data, such as IP addresses.

Disclosure to third parties

Personal data required for the purpose of this application and working time information will be disclosed and transferred to a user’s employer. Usage data and customer service information will not be disclosed to any third party.

Information not contained in this policy

More information on processing personal data may be requested from the owner at any time or from a user’s employer.

Rights of users

Users have the right, at any time, to know whether their data has been stored and can consult the owner or its employer to learn about the contents and origin, to verify their accuracy or to ask for them to be supplemented, cancelled, updated or corrected, or to block any data held in violation of the law, as well as to oppose their treatment for any and all legitimate reasons. Requests should be sent to the owner or an employer.

Changes to this privacy policy

The owner reserves the right to make changes to this privacy policy at any time by giving notice to users on this page, and by ensuring analogous protection of the collected information in all cases. It is recommended to check this page often, referring to the date of last update listed at the bottom.

Effective date: February 15, 2017 Last updated: no updates

Omistaja

Jotbar Solutions Oy
Hyttipojankuja 2
02780 Espoo
Finland

Business ID: 2234815-5
Tel.: +358 75 7530 350
Email: info@jotbar.fi

Tarkoitus

Tämän sovelluksen tarkoituksena on parantaa yrityksien työajanseurantaa, kustannuslaskentaa ja kulunvalvontaa rekisteröimällä henkilöstön työajat ja kohdistamalla työajan kustannuspaikoille, osastoille ja projekteille.

Mitä tietoja kerätään

Sovellus kerää ainoastaan sellaisia henkilötietoja, joiden käsittely on tarpeen sovelluksen käyttötarkoitusta varten.

Käytännössä sellaiset henkilötiedot koostuvat käyttäjän työnantajan nimestä sekä sellaisista henkilötiedoista, jotka ovat tarpeen käyttäjän henkilöllisyyden selvittämiseksi, kuten käyttäjän nimi, sähköpostiosoite, osoite, postinumero ja -toimipaikka, puhelinnumero sekä RFID- tai NFD-tunnisteen tiedot.

Yllä olevien henkilötietojen lisäksi sovellus kerää tietoja käyttäjän työajoista, kuten päivämäärän, ajan, keston, sekä tiedon tehtävästä tai projektista, johon työaika liittyy sekä työpaikalle saapumisajan sekä lähtöajan käyttäjän sisään- ja ulosleimauksien perusteella.

Henkilötietojen ja työajan lisäksi sovellus saattaa kerätä sovellukseen liittyviä käyttötietoja, eli tietoja siitä, miten käyttäjä käyttää sovellusta.

Yllä mainittujen lisäksi kerätään tietoja käyttäjän yhteydenotoista asiakaspalveluun, kuten yhteydenoton päivämäärä, aika ja syy. Mikäli asiakaspalveluun on otettu yhteyttä verkkoasiakaspalvelun kautta, voidaan chat-keskustelusta tallentaa jäljennös, tai mikäli asiakaspalveluun on otettu yhteyttä puhelimitse, voidaan yhteydenotosta tallentaa käyttäjän puhelinnumero sekä puhelun ääninauha.

Tiedot voidaan kerätä automaattisesti sovelluksen käytön yhteydessä tai kun käyttäjä luovuttaa tiedon sovellusta käyttäessään.

Kerätyn tiedon käyttö

Henkilötietoja ja työaikatietoja käytetään ainoastaan sovelluksen käyttötarkoitusta varten.

Käyttötietoja käytetään sovelluksen kehittämiseksi ja käyttäjille tarjottavien palveluiden parantamiseksi.

Kerättyjä tietoja voidaan käyttää myös asiakaspalvelussa.

Säilytys

Käyttäjän henkilötietoja ja työaikatietoja säilytetään käyttäjän työnantajan tiloissa tai muussa työnantajan määräämässä paikassa. Käyttötietoja ja asiakaspalvelutietoja säilytetään omistajan tiloissa tai tämän määräämässä paikassa.

Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen käyttäjän tai tämän työnantajan tilaamaan palvelun tuottamiseksi. Työaikatietoja sekä kulunvalvontatietoja säilytetään kaksitoista (12) kuukautta ellei käyttäjän työnantaja vaadi tietojen säilyttämistä pitempään tai lyhyemmän ajan.

Tietosuoja

Omistaja sitoutuu suojaamaan sen tallentamat tiedot riittävin teknologisin ja organisatorisin toimenpitein.

Järjestelmälokit

Sovellus ja sen käyttämät kolmannen osapuolen palvelut voivat kerätä järjestelmälokeja, eli tiedostoja, jotka tallentavat vuorovaikutustietoa, mukaan lukien paikannustietoja, käyttö- ja ylläpitotarkoituksia varten. Järjestelmälokit voivat myös sisältää IP-osoitteita.

Kolmansille luovutettavat tiedot

Sovelluksen käyttötarkoitusta varten kerätyt henkilötiedot ja työaikatiedot luovutetaan käyttäjän työnantajalle. Käyttötietoja ja asiakaspalvelutietoja ei luovuteta kolmansille.

Tähän käytäntöön sisältymättömät tiedot

Lisätietoja sovelluksen keräämien henkilötietojen käsittelystä voi pyytää omistajalta tai käyttäjän työnantajalta.

Käyttäjien oikeudet

Sovelluksen käyttäjällä on oikeus milloin tahansa pyytää omistajalta tai käyttäjän työnantajalta tiedon siitä, onko käyttäjää koskevia tietoja tallennettu sekä ilmoittamaan tallennettujen tietojen sisällön ja alkuperän. Käyttäjällä on myös oikeus tarkistaa tallennettujen tietojen paikkansapitävyys sekä pyytää omistajaa tai työnantajaa täydentämään, poistamaan, päivittämään, korjaamaan, tai estämään sellaisen tiedon, jonka käsittely on lainvastaista, ja kieltämään tiedon käsittelyn lain sallimissa määrin. Tiedustelut ja pyynnöt tulee osoittaa sovelluksen omistajalle tai käyttäjän työnantajalle.

Muutokset tähän yksityisyyskäytäntöön

Sovelluksen omistaja pidättää oikeuden tehdä tähän yksityisyyskäytäntöön muutoksia ilmoittamalla niistä käyttäjillä tällä verkkosivulla ja takaamalla tallennetuille tiedoille aikaisempaa vastaavan suojan. Käyttäjiä suositellaan tarkistamaan tämän verkkosivun sekä alhaalla olevan päiväyksen säännöllisin väliajoin.

Julkaistu: 15.02.2017. Päivitetty: –

Ägare

Jotbar Solutions Oy
Hyttipojankuja 2
02780 Espoo
Finland

FO-nummer: 2234815-5
Tel.: +358 75 7530 350
E-post: info@jotbar.fi

Syfte

Syftet med denna applikation är att underlätta arbetstidsuppföljning, företagsresursplanering och tillträdeskontroll för bolag genom att registrera arbetstagares dagliga arbetstimmar och allokera dessa arbetstimmar till kostnadsställen, avdelningar och projekt.

Information som insamlas

Denna applikation insamlar enbart sådana personuppgifter som är nödvändiga för att verkställa applikationens syfte.

I huvudsak omfattar sådana personuppgifter namnet på användarens arbetsgivare samt sådana personuppgifter som är nödvändiga för att identifiera en användare, så som användarens namn, e-postadress, adress, postnummer och ort, telefonnummer och RFID eller NFD identifikationsuppgifter.

Utöver det ovannämnda insamlar denna applikation information om användarens arbetstid, så som datum, tid, varaktighet och uppgift eller projekt till vilket arbetstiden hänför sig samt ankomst- och avgångstid till och från arbetsplatsen baserat på användarens in och ut registreringar.

Utöver personuppgifter och arbetstidsuppgifter kan denna applikation även insamla användardata, dvs. information on hur användaren använder denna applikation.

Vidare insamlas även information om användarens kontakt med kundservice, så som datum, tid och orsak till kontakt, avskrifter över chat-diskussioner och, ifall kundservice har kontaktats per telefon, telefonnummer och inspelning av telefonsamtalet.

Den insamlade informationen kan frivilligt inmatas av användaren eller automatiskt insamlas när applikationen används.

Användning av insamlad information

Personuppgifter och arbetstidsuppgifter används enbart för att verkställa applikationens syfte.

Användardata används enbart för vidareutveckling och förbättring av denna applikation och för att förbättra den service som erbjuds användarna.

Vidare kan vi använda den insamlade informationen vid kundservice.

Lagring

Användarnas personuppgifter och arbetstidsinformation lagras på arbetsgivarens huvudkontor eller i ett annat utrymme som fastställts av arbetsgivaren.  Användardata och kundservicedata bearbetas och lagras på ägarens huvudkontor eller på ett annat ställe fastställt av ägaren.

Lagringstid

Personuppgifter lagras för den tid som är nödvändig för att utföra den tjänst som användaren eller dennes arbetsgivare har beställt. Insamlad arbetstidsinformation och information angående ankomst och avgång till och från arbetsplatsen lagras för en period på tolv (12) månader, om inte informationen enligt arbetsgivarens interna bestämmelser skall lagras för en längre eller kortare tidsperiod.

Skydd av insamlad information

Ägaren vidtar tillräckliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda insamlad information.

Systemloggar

Denna applikation och potentiella tredjepartstjänster applikationen använder kan i drifts- och underhållssyfte insamla systemloggar, dvs. filer som registrerar interaktion – inklusive platsinformation. Dessa kan även innehålla personuppgifter så som IP adresser.

Utlämning till tredje part

Personuppgifter och arbetstidsinformation utlämnas och överförs till användarens arbetsgivare. Användardata och kundservicedata utlämnas inte till tredje parter.

Information som inte ingår i denna policy

Mer information angående bearbetningen av personuppgifter kan vid valfri tidpunkt begäras av applikationens ägare eller av användarens arbetsgivare.

Användarrättigheter

Applikationens användare har rätt att få besked om information har lagrats gällande dem och kan konsultera ägaren eller sin arbetsgivare gällande innehållet och ursprunget av informationen, för att verifiera informationens riktighet eller för att be att denna kompletteras, avskaffas, uppdateras eller rättas, eller för att blockera potentiell data vilken lagras i strid med lag, samt för att motsätta sig behandling av informationen av legitima skäl. Begäran skall sändas till ägaren eller arbetsgivaren.

Ändringar i denna integritetspolicy

Applikationens ägare förbehåller sig rätten att när som helst göra ändringar i denna integritetspolicy genom att meddela dess användare om eventuella förändringar på denna sida och genom att försäkra motsvarande skydd av den insamlade informationen i samtliga fall. Användare rekommenderas att kontrollera denna sida och nedanstående datum regelbundet.

Publicerad: 15.2.2017

Senast uppdaterad: inga uppdateringar