Etätyö: miten järjestää moderni työskentely toimivaksi?

Etätyö on osa suurempaa työnteon murrosta, joka jakaa organisaatioita puolesta ja vastaan. Toiset liputtavat joustavan työnteon puolesta ja toiset suhtautuvat kriittisesi työntekijöiden vapauteen säädellä omaa työaikaansa. Vaikka työnteon hajautumiseen suhtaudutaan edelleen osittain epäillen, toistuvat sen hyödyt kerta toisensa jälkeen mittauksissa ja kyselyissä: etätyötä tekevät onnistuvat muun muassa työn ja perhe-elämän yhteensovittamisessa ja säästyvät turhalta reissaamiselta työn ja kodin välillä, jolloin työt pääsee aloittamaan heti aamulla herättyään.

Etätyön järjestelyn onnistuminen riippuu pitkälti työpaikan kulttuurista – siitä miten kiinnostuneita ollaan mittaamaan itse työn tuloksia ja tekemisen tehokkuutta sen sijaan, että istutetaan kaikkia tottumuksen takia yhdeksästä viiteen työpisteillään. Etätyö mahdollistaa tekijälleen monesti rauhallisemman työskentely-ympäristön kuin työpaikka, jossa työnteko voi olla katkonaista ja ajatus harhautua avokonttorien, puheliaiden työkaverien ja kokousten takia.

Tekniikalla on kiistaton rooli etätyön mahdollistajana. Digitaalisessa muodossa luottamusasiat pysyvät varmemmin suojassa ja työsuoritusta ja -aikaa pystytään dokumentoimaan tarkasti ja luotettavasti.

Digitalisoituminen ei kuitenkaan takaa etätyön onnistumisen kannalta tärkeintä: luottamusta. Etätyö ei kaikessa tehokkuudessaan ole täysin ongelmatonta, koska se kysyy vahvaa luottamusta pomon ja alaisten välillä sekä itseohjautuvaa työntekijää. Etätyömahdollisuutta hyödyntävän yrityksen tulee punnita mahdolliset väärinkäytön riskit ja se, voidaanko henkilön toiminnan tarkkuuteen ja rehellisyyteen luottaa.

 

Sopiminen etätyön käytännöistä

Yrityksen arki ja normaalit tietoturvakäytännöt sujuvat henkilöstöltä kuin huomaamatta työpaikalla. Toisin on, kun työt viedäänkin kotiin ja ajankäyttö eroaa totutusta: tällöin esimiehen pitää varmistaa, että työnteko sujuu ongelmitta myös maiseman vaihtuessa. Erityisesti uuden työntekijän aloittaessa tai erillisestä etätyömahdollisuudesta sopiessa etätyön tietoturvakäytännöt ja pelisäännöt tulee käydä läpi. Sovittavia asioita ovat ainakin:

  • Erillinen etätyösopimus: joissain tapauksissa voi olla hyvä luoda etätyölle kokonaan uusi sopimus, jossa on kirjattuna myös tietoturvavelvoitteet.
  • Eri verkoissa työskentely: kotona työskentelevän tulee tiedostaa erityisesti se, että työpaikan verkon kanssa työskennellään rinnakkain kotiverkon kanssa. Verkkojen käytön kanssa tulee olla tarkkana, ettei vahinkoja satu.
  • Puhelimen käytöstä sopiminen: Myös puhelujen puhuminen voi olla viisasta järjestää niin, ettei ulkopuolisilla ole mahdollisuutta päästä kuulemaan keskusteluja.
  • Koulutus ja perehdytys: kerro, mikä merkitys tietoturvalla on yrityksen arjessa ja mitä se tarkoittaa käytännön tekemisen kannalta. Muista päivittää työntekijöiden tiedot turvallisuuskäytännöistä, etteivät ne pääse unohtumaan ajan mittaan.
  • Mitä töitä saa tehdä etänä: etätöistä sopiessa pitää määritellä, miten esimerkiksi salaisten tietojen tai sovellusten kanssa toimitaan ja määritellä selvästi, mitä töitä on syytä tehdä vain fyysisellä työpaikalla.
  • Etätyön seuranta: helppokäyttöisellä seurantajärjestelmällä varmistetaan, että työt syntyvät ajallaan ja ettei työaika pääse ujuttautumaan vapaa-ajalle.